Der Vorsteuerabzug ist das Spiegelbild der Umsatzsteuerpflicht: Wer als Unternehmer Umsatzsteuer abführt, darf im Gegenzug die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom Finanzamt zurückfordern. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber an strenge Voraussetzungen geknüpft. Wer den Vorsteuerabzug formal verbockt, verliert bares Geld — und riskiert bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen plus Zinsen.
Wer ist überhaupt vorsteuerabzugsberechtigt?
Vorsteuerabzugsberechtigt ist nach §15 UStG nur, wer Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne ist und steuerpflichtige Umsätze ausführt. Kleinunternehmer nach §19 UStG fallen heraus — sie führen keine Umsatzsteuer ab und können entsprechend auch keine Vorsteuer ziehen. Wer ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigt (zum Beispiel als Arzt oder Versicherungsmakler), darf die Vorsteuer ebenfalls nicht abziehen, es sei denn, die Umsätze sind nach §4 Nr. 1–7 UStG steuerfrei und damit vorsteuerunschädlich.
Die fünf Kernvoraussetzungen
- Unternehmereigenschaft: Du bist umsatzsteuerlicher Unternehmer und nicht Kleinunternehmer.
- Leistung für das Unternehmen: Die bezogene Lieferung oder Leistung muss zu mindestens 10 % für das Unternehmen genutzt werden.
- Ordnungsgemäße Rechnung: Die Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG enthalten.
- Leistung tatsächlich erbracht: Eine Vorausrechnung ohne tatsächliche Leistung berechtigt nicht zum Abzug.
- Kein Ausschlusstatbestand: Bestimmte Aufwendungen wie 30 % der Bewirtungskosten sind nach §15 Abs. 1a UStG abzugsbeschränkt.
Pflichtangaben — die häufigsten Stolperfallen
Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie vollständig ist. Fehlt eine einzige Pflichtangabe, lehnt das Finanzamt den Abzug ab. Besonders häufig fehlen:
- Die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Das Leistungsdatum, das vom Rechnungsdatum abweichen kann
- Der Steuersatz und der getrennt ausgewiesene Steuerbetrag
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) reichen reduzierte Angaben aus — hier dürfen Steuersatz und Bruttobetrag zusammen ausgewiesen werden.
Zeitpunkt des Abzugs
Der Vorsteuerabzug entsteht im Voranmeldungszeitraum, in dem zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Du hast die Leistung empfangen und dir liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor. Kommt die Rechnung erst Wochen später, verschiebt sich der Abzug entsprechend nach hinten. Eine spätere Korrektur ist möglich, kostet aber Zeit und Nerven.
Aufteilung bei gemischter Nutzung
Wer Wirtschaftsgüter sowohl betrieblich als auch privat nutzt, muss die Vorsteuer anteilig kürzen. Bei einem Pkw mit 60 % betrieblicher Nutzung kannst du 60 % der Vorsteuer aus dem Kaufpreis ziehen — vorausgesetzt, du dokumentierst die Nutzung nachvollziehbar, etwa per Fahrtenbuch. Bei Immobilien gilt die 10-%-Schwelle: Liegt die betriebliche Nutzung darunter, ist der Vorsteuerabzug komplett ausgeschlossen.
Korrekturen und Berichtigungen
Stellst du nachträglich fest, dass eine Eingangsrechnung fehlerhaft war, kannst du den Lieferanten zur Korrektur auffordern. Bis dahin bleibt der Vorsteuerabzug versagt. Wichtig: Eine berichtigte Rechnung wirkt grundsätzlich auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, sofern bestimmte Mindestangaben schon vorlagen — der EuGH hat dies in mehreren Urteilen (Senatex, Barlis) bestätigt.
Pauschalierung und Sonderregelungen
Land- und Forstwirte können nach §24 UStG eine Vorsteuerpauschalierung nutzen. Für Reiseleistungen gelten Sonderregeln nach §25 UStG, für die Differenzbesteuerung nach §25a UStG ist der Vorsteuerabzug aus dem Einkaufspreis ausgeschlossen — du kannst nur die Vorsteuer aus Nebenkosten geltend machen.
Praxis-Tipp
Lege beim Buchen der Eingangsrechnung jede Rechnung kurz auf den Prüfstand: Sind alle zehn Pflichtangaben da? Stimmt die Steuernummer? Wurde der Steuersatz korrekt angewendet? Eine Minute Prüfung erspart später stundenlange Diskussionen mit dem Prüfer. In Billboy kannst du Eingangsrechnungen mit standardisierten Kontierungen erfassen — das Tool bucht den Vorsteueranteil automatisch auf das richtige Konto, sodass beim DATEV-Export keine Lücken bleiben.