Wenn du steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ausführst, ist die korrekte USt-IdNr. deines Abnehmers materielle Voraussetzung. Eine falsche, abgelaufene oder nicht qualifiziert geprüfte Nummer kann dich die Steuerbefreiung kosten — und das bedeutet 19 % nachzuzahlen, oft Jahre später bei der Betriebsprüfung. VIES und das BZSt-Onlineportal sind deine besten Freunde.
Was ist die USt-IdNr.?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennung, die jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer für innergemeinschaftliche Geschäfte beantragen kann. In Deutschland besteht sie aus „DE" gefolgt von neun Ziffern. Sie identifiziert dich gegenüber Geschäftspartnern aus anderen EU-Mitgliedstaaten und ist die technische Grundlage für die ZM und die Erwerbsbesteuerung.
Einfache vs. qualifizierte Bestätigung
Es gibt zwei Stufen der USt-IdNr.-Prüfung:
- Einfache Bestätigung: Du fragst nur ab, ob die Nummer überhaupt gültig ist.
- Qualifizierte Bestätigung: Du fragst zusätzlich ab, ob Name, Anschrift, Rechtsform und Ort des Abnehmers mit den in dessen Mitgliedstaat hinterlegten Daten übereinstimmen.
Für die Steuerbefreiung einer igL ist die qualifizierte Bestätigung Pflicht.
VIES — das EU-System
VIES (VAT Information Exchange System) ist das System der EU-Kommission unter ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Es bietet eine einfache und eine qualifizierte Abfrage. Achtung: VIES gibt nur den Status zurück (gültig/ungültig) und in der qualifizierten Variante Name und Adresse — eine Adress-Validierung musst du selbst vornehmen.
BZSt-Onlineportal — der deutsche Weg
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet unter bzst.de eine qualifizierte Bestätigungsabfrage an. Vorteil: Du erhältst ein offizielles Protokoll, das du im Falle einer Prüfung beilegen kannst. Dieses Protokoll ist auch ohne Wenn und Aber gerichtsfest.
Wann musst du prüfen?
Faustregel: Vor jeder ersten Lieferung an einen neuen EU-Geschäftspartner — qualifiziert. Bei wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen empfiehlt sich eine jährliche Wiederholungsprüfung, denn USt-IdNrn. können durch Insolvenz, Geschäftsaufgabe oder Steuerbetrug ungültig werden. Bei Verdachtsmomenten (auffällige Bestellungen, neue Lieferadressen) immer neu prüfen.
Wie dokumentieren?
Speichere das Prüfprotokoll als PDF oder Screenshot und lege es zur Kundenakte. Wichtig sind:
- Datum der Abfrage
- Abfragende USt-IdNr. (deine)
- Abgefragte USt-IdNr. (Kunde)
- Ergebnis und Antwortdaten
Bei Betriebsprüfung wird genau das verlangt. Ohne diese Dokumentation gilt die Prüfung als „nicht erfolgt".
Was tun bei „ungültig"?
Liefert VIES oder BZSt „ungültig" zurück, brichst du das Geschäft ab oder rechnest mit deutscher Umsatzsteuer ab. Eine Lieferung mit 0 % auf eine ungültige USt-IdNr. ist im Prüfungsfall keine steuerfreie igL — du schuldest die 19 % aus deinem eigenen Umsatz, ohne sie nachträglich noch vom Kunden bekommen zu können.
Häufige Ursachen für „ungültig"
- Tippfehler in der Nummer (führendes Länderkürzel vergessen, eine Ziffer vertauscht)
- Die Nummer ist tatsächlich abgelaufen, weil der Kunde sie nicht mehr nutzt
- Der Kunde hat seinen Sitz verlegt und eine neue Nummer erhalten
- Der Kunde ist Kleinunternehmer und gar nicht ID-pflichtig
Automatische Prüfung im System
Größere Buchhaltungssysteme bieten eine automatisierte VIES- oder BZSt-Abfrage per API. Das ist komfortabel und stellt sicher, dass keine Prüfung vergessen wird. Achte darauf, dass die Antwort gespeichert und nicht nur „durchgereicht" wird.
Sonderfall: Großbritannien und andere Drittländer
Nach dem Brexit ist Großbritannien Drittland — VIES funktioniert dort nicht mehr. Für UK-Lieferungen gelten Drittlandsregeln (Ausfuhrlieferungen). Nordirland behält für Warenlieferungen weiterhin EU-Status und hat eine „XI"-USt-IdNr.
Praxis-Tipp
Mach die qualifizierte Prüfung zum festen Schritt im Kundenanlage-Workflow: USt-IdNr. eintippen, Prüfung anstoßen, Protokoll archivieren. In Billboy speichert der Mandant das letzte Prüfdatum direkt am Kunden — ist die Prüfung älter als ein Jahr, erscheint ein Hinweis vor der nächsten Rechnungsstellung.