Datenschutz­erklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie als Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform Billboy.

I. Begriffsbestimmungen

• „Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• „Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
• „Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

II. Allgemeine Informationen

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Zerocom GmbH
Robert Zessack (Geschäftsführer)
Nelkenstr. 9
52134 Herzogenrath
Deutschland
Tel. +49 2406 9950007
E-Mail: [email protected]

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis mindestens einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
• Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

3. Weitergabe von Daten an Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten an Empfänger nur im erforderlichen Umfang und nur unter einer der folgenden Voraussetzungen weiter:

• Die betroffene Person hat in die Weitergabe eingewilligt;
• die Weitergabe dient der Erfüllung vertraglicher Pflichten;
• wir sind zur Weitergabe rechtlich verpflichtet;
• die Weitergabe erfolgt aufgrund berechtigter Interessen.

4. Drittländer

Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur nach den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

5. Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Ihrer bei uns gespeicherten Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

6. Löschung und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen bis zu 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) bzw. 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 AO). Rechnungsdaten unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht (§ 14b UStG).

7. Cookies

Billboy verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie – zur Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung nach dem Login. Wird nach Sitzungsende gelöscht.

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

III. Einzelne Verarbeitungsvorgänge

1. Hosting

Unser Internetangebot wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung).

2. Zugriffsdaten und Logfiles

Beim Aufrufen unserer Plattform werden durch den Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet und in Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und Betriebssystem

Logfiles werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Firmenname
• Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert)

Im Rahmen der Nutzung speichern Sie Geschäftsdaten (Kunden, Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Stornorechnungen sowie Positionsvorlagen und Layout-Konfigurationen). Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Datenverarbeitung im Rahmen der Rechnungsstellung

Im Rahmen der Nutzung von Billboy verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Kunden (Name, Adresse, E-Mail) zum Zwecke der Rechnungsstellung und Dokumentenverwaltung. Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und werden für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. E-Mail-Versand (Brevo)

Wir versenden E-Mails im Zusammenhang mit der Registrierung, dem Zurücksetzen des Passworts und dem Versand von Dokumenten (Rechnungen, Angebote, Mahnungen). Der E-Mail-Versand erfolgt über Brevo (Brevo SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich), mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von Abonnement-Zahlungen (kostenpflichtige Tarife) nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs werden Sie zu einer von Stripe gehosteten Checkout-Seite weitergeleitet. Stripe verarbeitet hierbei Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer, Bankverbindung) sowie Name und E-Mail-Adresse. Billboy selbst speichert keine vollständigen Zahlungsdaten — wir erhalten von Stripe lediglich eine Kunden- und Abonnement-ID sowie den Zahlungsstatus zur Verknüpfung mit Ihrem Konto.

Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenübermittlung in Drittländer (z. B. USA) erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie dem EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe

7. Datensicherung (Backups)

Zur Sicherstellung der Datenintegrität werden regelmäßige, verschlüsselte Backups erstellt und auf einer Hetzner Storage Box in Deutschland gespeichert. Backups werden nach 14 Tagen automatisch rotiert und gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Datensicherheit).

IV. Keine Nutzung von Tracking- und Werbediensten

Billboy verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste wie Google Analytics, Facebook Pixel oder vergleichbare Dienste. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt und keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt.

V. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Stand: Mai 2026