Eine Rechnung verfällt nicht automatisch — sie verjährt. Verjährung bedeutet: Der Schuldner darf die Zahlung verweigern, ohne dass er die Forderung leugnen muss. Die Forderung bleibt also bestehen, ist aber nicht mehr durchsetzbar. In Deutschland gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).
Wann beginnt die Verjährung?
Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt die regelmäßige Verjährungsfrist mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis von Anspruch und Schuldner hat (oder ohne grobe Fahrlässigkeit haben müsste).
Beispiel
Du stellst eine Rechnung mit Fälligkeit 10.07.2026. Die Forderung entsteht 2026, also beginnt die Verjährung am 31.12.2026 um 24:00 Uhr. Verjährung tritt ein mit Ablauf des 31.12.2029.
Sonderfristen
- 10 Jahre bei Schadensersatzansprüchen ohne Kenntnis (§ 199 Abs. 3)
- 30 Jahre bei rechtskräftig festgestellten Ansprüchen wie Vollstreckungsbescheiden (§ 197 BGB)
- 2 Jahre bei Mängelrechten beim Kaufvertrag, bei Werkverträgen oft 2 oder 5 Jahre
Hemmung der Verjährung
Die Hemmung „stoppt" die Verjährungsfrist — sie läuft während der Hemmung nicht weiter, läuft danach aber dort weiter, wo sie aufgehört hat. Wichtige Hemmungsgründe nach § 203 BGB:
- Verhandlungen über den Anspruch (§ 203)
- Klage oder Mahnbescheid (§ 204 Abs. 1 Nr. 1, 3)
- Vollstreckungshandlungen (§ 212 Abs. 1 Nr. 2 — siehe unten Neubeginn)
Neubeginn der Verjährung
Der Neubeginn ist anders als die Hemmung: Die Frist beginnt komplett von vorn. Gründe nach § 212 BGB:
- Anerkenntnis des Schuldners — z. B. durch Teilzahlung, schriftliche Bestätigung, Ratenvereinbarung.
- Vollstreckungshandlung oder Antrag darauf.
Das ist mächtig: Wenn ein Schuldner kurz vor Verjährung 20 € auf die offene Forderung anweist, beginnt die volle 3-Jahres-Frist neu.
Mahnung allein hemmt NICHT
Wichtig: Eine schlichte Mahnung — auch eine vierte — hemmt die Verjährung nicht. Du brauchst eine gerichtliche Handlung (Mahnbescheid, Klage) oder ein Anerkenntnis. Wer brav mahnt und auf den Schuldner wartet, sieht möglicherweise zu, wie die Frist verstreicht.
Mahnbescheid als Hemmungsmittel
Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung ab Zustellung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3). Wird das Verfahren betrieben und der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig, beginnt die 30-Jahres-Frist nach § 197 BGB. Wird das Verfahren nicht weiterbetrieben (Schuldner widerspricht, Du reichst keine Klage ein), endet die Hemmung 6 Monate nach der letzten Verfahrenshandlung (§ 204 Abs. 2).
Drohende Verjährung — Notfall-Checkliste
- Forderung identifizieren: Welche Rechnung? Welches Entstehungsdatum?
- Verjährungseintritt berechnen: 31.12. + 3 Jahre
- Wenn das aktuelle Jahr das Verjährungsjahr ist und der Schuldner nicht zahlt: vor dem 31.12. Mahnbescheid einreichen!
- Im Idealfall: vor Jahresende Mahnbescheid stellen, damit das Mahngericht ihn rechtzeitig zustellt.
Faustregel: Im Dezember läuft das Mahngericht heiß. Wenn Du im Q4 noch alte Forderungen mit drohender Verjährung hast, plane Pufferzeit für Zustellung und Korrekturen ein.
Verjährungsverzichtserklärung
In manchen Verhandlungssituationen erklärt der Schuldner einen befristeten Verjährungsverzicht (z. B. „Ich verzichte bis zum 30.06. auf die Einrede der Verjährung"). Das ist eine elegante Lösung, wenn beide Seiten kurz vor Einigung sind und kein Mahnbescheid das Gespräch stören soll. Schriftlich machen!
Was tun mit verjährten Forderungen?
Verjährte Forderungen sind nicht wertlos — sie sind nur nicht erzwingbar. Zahlt der Schuldner trotzdem freiwillig, darfst Du behalten. Du kannst auch weiter mahnen, aber nicht mehr klagen. Buchhalterisch sind sie spätestens jetzt als uneinbringlich auszubuchen.
Praxis-Tipp
Filtere quartalsweise alle Forderungen, die im aktuellen Jahr verjähren würden. Billboy zeigt Dir offene Posten nach Fälligkeitsdatum sortiert — daraus generierst Du Dir eine „Verjährungs-Watchlist" für jedes Q4. So fällt Dir nie eine Forderung in die Verjährung, ohne dass Du wenigstens einen Mahnbescheid losgeschickt hättest.