Bis zu welchem Punkt mahnst Du selbst, ab wann übergibst Du an ein Inkassobüro? Diese Frage stellt sich jedem KMU früher oder später. Die Antwort hängt von Forderungshöhe, Risikoeinschätzung, Personalkosten und Deinem eigenen Aufwand ab.
Eigenes Mahnwesen — die Vorteile
- Vollständige Kontrolle über Tonalität und Kundenbeziehung
- Keine Provision, nur eigener Zeitaufwand
- Direkter Draht zum Schuldner — oft löst ein Anruf das Problem
- Kein Datenleak an Dritte
Eigenes Mahnwesen — die Nachteile
- Personal- und Zeitkosten, vor allem bei vielen kleinen Forderungen
- Eskalation ins Gerichtsverfahren musst Du selbst betreiben
- Bei Auslandsschuldnern oft überfordert
- Geringerer Druck, wenn der Schuldner Deine Firma als „klein" einschätzt
Inkassobüro — die Vorteile
- Professioneller Druck, Schuldner reagieren oft schneller
- Erfahrung mit Schuldnerverhalten und Vollstreckung
- Bei vielen Kleinforderungen Skaleneffekt
- Bei Erfolglosigkeit oft schnellere Abschreibung möglich
Inkasso — die Nachteile
- Provision von 15–30 % der eingezogenen Summe
- Risiko falscher Eintreibungsmaßnahmen (Reputation!)
- Bei kleinen Forderungen wirtschaftlich nicht immer lohnend
- Vorlagepflicht aller Dokumente — Aufwand der Übergabe
Kostenstruktur Inkasso
Inkassokosten richten sich seit 2021 nach dem RVG, ähnlich Anwaltskosten. Erlaubt ist üblicherweise eine 0,9-Geschäftsgebühr nach Anlage 1 zum RVG. Bei einer Forderung von 1.000 € sind das rund 80 € — dem Schuldner gegenüber als Verzugsschaden geltend zu machen, sofern Verzug vorliegt.
Erfolgsabhängige Vergütungen (Provisionen) zahlst Du nur bei Geldeingang. Manche Anbieter arbeiten rein erfolgsbasiert (z. B. 25 % der eingezogenen Summe), andere kombinieren Grundgebühr und Erfolgsprämie.
Ab wann lohnt Inkasso?
Daumenregel: Bei einer offenen Forderung unter 100 € lohnt das eigene Mahnwesen kaum noch, bei einer Forderung über 1.000 € kann sich der schnellere Erfolg eines professionellen Inkassos auszahlen. Dazwischen liegt eine Grauzone, die Du nach Risikoprofil und Deiner Zeitkapazität entscheidest.
Worauf beim Inkassovertrag achten
- Zulassung: Nur registrierte Rechtsdienstleister nach RDG dürfen Inkasso betreiben.
- Kostenstruktur: Erfolgsabhängig oder pauschal? Lies das Kleingedruckte.
- Datenschutz: AVV nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht.
- Übergabeprozess: Welche Dokumente sind nötig? Welche Schnittstelle gibt es?
- Rückgaberecht: Bekommst Du die Forderung zurück, wenn das Inkasso erfolglos bleibt?
- Eskalationsrechte: Wer entscheidet über Mahnverfahren und Gerichtsweg?
Hybrid-Modell
Viele KMU fahren ein Mischmodell: Die ersten zwei bis drei Mahnstufen erledigen sie selbst, ab der letzten Stufe geht die Forderung ans Inkasso. So sparst Du Provisionen für die Fälle, die ohnehin freiwillig zahlen, und holst Dir Profis nur bei den hartnäckigen Schuldnern.
Hinweis: Ein guter Inkassodienstleister verlangt keine hohen Vorab-Pauschalen. Wenn ein Anbieter Mitgliedsgebühren oder Setup-Kosten in vierstelliger Höhe will, schau Dir die Konkurrenz an.
Eigene Klage statt Inkasso?
Bei mittleren Forderungen und klarer Sachlage ist auch das direkte gerichtliche Mahnverfahren (online-mahnantrag.de) eine Option — günstiger als Inkasso und schneller. Es lohnt sich vor allem, wenn der Schuldner zahlungsfähig wirkt und nur „aussitzt".
Praxis-Tipp
Definiere intern einen klaren Übergabepunkt: Welche Mahnstufe, welche Tage nach Fälligkeit, welche Forderungshöhe? Billboy zeigt Dir alle Rechnungen in Stufe 4 mit Restbetrag — daraus baust Du Dir wöchentlich eine Übergabeliste fürs Inkasso. So vermischt sich nichts und Du behältst den Überblick, was wo läuft.