Bei der Umsatzsteuer gibt es zwei Methoden, wann eine Steuer ans Finanzamt abzuführen ist: die Soll-Versteuerung (Standard) und die Ist-Versteuerung (Antrag). Geregelt ist das in §13 UStG und §20 UStG.
Soll-Versteuerung — der Standardfall
Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde — unabhängig davon, ob die Rechnung bezahlt ist. Das bedeutet: Du führst Umsatzsteuer ab, bevor du das Geld vom Kunden erhalten hast.
Ist-Versteuerung — auf Antrag
Die Steuer entsteht erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld vereinnahmt hast. Cashflow-freundlicher: Du zahlst keine Steuer, die du noch nicht erhalten hast.
Wer darf Ist-Versteuerung wählen?
Nach §20 UStG auf Antrag möglich für:
- Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überschritten hat (Stand: 2026, neue Grenze nach Wachstumschancengesetz).
- Freiberufler ohne Umsatzgrenze.
- Nicht zur Bilanzierung verpflichtete Unternehmer.
Antrag und Wechsel
Der Antrag erfolgt formlos beim Finanzamt. Eine schriftliche Begründung ist nicht zwingend, aber hilfreich (z. B. Hinweis auf lange Zahlungsziele bei Kunden). Das Finanzamt kann die Ist-Versteuerung jederzeit widerrufen, wenn die Voraussetzungen entfallen oder wenn der Wechsel zur Steuerverkürzung führt.
Cashflow-Effekt
Beispiel: Du stellst im Januar eine Rechnung über 11.900 € (10.000 € + 1.900 € USt). Der Kunde zahlt erst im April.
- Soll-Versteuerung: 1.900 € USt sind bereits mit der Januar-UStVA fällig (also im Februar). Du finanzierst die Steuer vor.
- Ist-Versteuerung: 1.900 € USt erst mit der April-UStVA (Mai) fällig — passend zum Geldeingang.
Vorsteuer
Wichtig: Beim Vorsteuerabzug gilt unabhängig von der Versteuerungsart der Zeitpunkt der ordnungsgemäßen Rechnung und der Leistungserbringung. Du darfst Vorsteuer ziehen, sobald die Rechnung vorliegt und du die Leistung erhalten hast — bei Ist-Versteuerung auch dann, wenn du noch nicht bezahlt hast (mit Ausnahmen bei Anzahlungen).
Anzahlungen
Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer in beiden Methoden mit Vereinnahmung der Anzahlung — auch bei Soll-Versteuerung. Das nennt sich „Mindest-Ist-Besteuerung". Du musst Anzahlungen daher gesondert kennzeichnen und sofort versteuern.
Buchungsfolgen
Bei Soll-Versteuerung in der EÜR/Buchhaltung: Rechnung wird mit Steuer auf das Erlöskonto und Umsatzsteuer-Konto gebucht. Bezahlung gleicht später nur Bank gegen Forderung aus — Steuer ist bereits abgeführt.
Bei Ist-Versteuerung: Rechnung wird oft auf ein „Forderungs-Erlöskonto ohne Steuer" oder mit speziellem Schlüssel gebucht. Erst bei Zahlung wird die Umsatzsteuer fällig und auf das Konto 1770/3800 verbucht. DATEV nutzt hier eigene Steuerschlüssel (z. B. Schlüssel 51 statt 1 für Erlöse 19 % bei Ist).
Typische Branchen
- Beratung und Dienstleistung mit langen Zahlungszielen: Ist-Versteuerung lohnt fast immer.
- Bargeldnahe Branchen (Einzelhandel, Gastronomie): Soll- und Ist sind oft gleichwertig, weil Zahlung sofort erfolgt.
- Großhandel mit kurzen Zahlungszielen: Vorteil der Ist-Versteuerung gering.
Wechsel zwischen Methoden
Der Wechsel ist immer zum Beginn eines Kalenderjahres möglich. Beim Übergang von Soll zu Ist (oder umgekehrt) braucht es einen Übergangs-Stichtag und die saubere Trennung: Welche offenen Rechnungen sind nach welcher Methode zu versteuern?
Häufige Fehler
- Antrag auf Ist-Versteuerung nicht gestellt, aber wie Ist-Versteuerung gebucht.
- Anzahlungen bei Soll-Versteuerung nicht sofort versteuert.
- Beim Wechsel werden offene Rechnungen doppelt oder gar nicht erfasst.
- Vorsteuer bei Ist-Versteuerung erst bei Zahlung gezogen — falsch.
- Kleinunternehmer denken, sie müssten sich entscheiden — Kleinunternehmer nach §19 UStG führen gar keine USt ab, die Frage entfällt.
Faustregel: Wenn deine Kunden mit Zahlungszielen von 30 Tagen oder mehr arbeiten und du unter den Schwellen bleibst, ist die Ist-Versteuerung fast immer die bessere Wahl.
Strafrechtlich relevant?
Wer Soll-Versteuerung anwendet, aber bei niedriger Liquidität die Umsatzsteuer „durchhängen" lässt, riskiert Säumniszuschläge und im Wiederholungsfall Steuerhinterziehungsvorwürfe. Eine offizielle Umstellung auf Ist-Versteuerung ist klar besser als faktische Verzögerung.
Buchhaltungssoftware
Die meisten DATEV-Konfigurationen unterstützen beide Methoden. Wichtig: Stelle den richtigen Steuerschlüssel ein. Bei Ist-Versteuerung gibt es separate Schlüssel (52 für Ist-Versteuerung 19 %, 51 für 7 % etc.). Dein Steuerberater stellt das initial richtig.
Praxis-Tipp
Wenn du gerade gegründet hast oder ein langsames Zahlungsverhalten deiner Kunden beobachtest, stell den Antrag früh. Mit Billboy nutzt du sowohl bei Soll- als auch bei Ist-Versteuerung dieselben Rechnungs-Workflows; der Unterschied liegt in der Steuerschlüssel-Konfiguration im DATEV-Export, die ihr mit dem Steuerberater abstimmt.