Die Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 decken die meisten Geschäftsvorfälle ab — aber nicht alle. Wer eigene Konten anlegt, muss sie systematisch ins System einfügen und beim DATEV-Export sauber mappen.
Wann eigene Konten?
- Du willst Erlöse nach Geschäftsbereichen trennen — z. B. Beratung vs. Schulung.
- Du brauchst eigene Aufwandskonten für eine Kostenstelle.
- Du nutzt eine spezielle Branchenlogik (z. B. separate Konten für Provisionen).
- Dein Steuerberater empfiehlt eine bestimmte Untergliederung für Auswertungen.
Wann eher nicht
Wenn das Standardkonto den Vorfall korrekt abbildet, ist ein eigenes Konto überflüssig. Es verkompliziert das Mapping zur E-Bilanz-Taxonomie und erhöht die Fehlerrate.
Reservebereiche im SKR03
Der SKR03 hat freie Bereiche, in denen du eigene Konten anlegen darfst:
- 1300–1399: Sonstige Forderungen (frei verteilt)
- 4900–4999: Sonstige betriebliche Aufwendungen
- 8000–8099: Erlöse-Bereich für eigene Erlöskonten (mit Bedacht)
- 8800–8899: Sonstige betriebliche Erlöse
Reservebereiche im SKR04
- 4000–4099: Sonstige betriebliche Erträge
- 6900–6999: Sonstige betriebliche Aufwendungen
- 4400–4499: Erlöse
Konventionen für eigene Konten
- Sprechende Namen: „Erlöse Beratung 19 %" statt „Erlöse Eigen 1". Bei Übergabe an den Steuerberater muss klar sein, was das Konto enthält.
- Konsistente Steuerlogik: Ein Konto = eine Steuerlogik. Nicht „Erlöse Beratung" mal 19 %, mal 7 %.
- Nummerierung systematisch: Wenn 8400 deine Standard-Erlöse 19 % sind, lege 8410, 8420 etc. für Untergliederungen an. Vermeide chaotisches 8473 / 8501 / 8628.
- Reserve nicht ausschöpfen: Halte 20–50 freie Nummern für späteren Bedarf.
Personenkonten
Debitoren (Kunden) starten typischerweise bei 10000 (SKR03) bzw. 12000 (SKR04) und gehen bis 69999. Kreditoren (Lieferanten) bei 70000 bzw. 74000. Pro Kunde/Lieferant ein eigenes Konto. Auch hier: sprechender Schlüssel.
Mapping zur E-Bilanz-Taxonomie
Jedes selbst angelegte Konto braucht eine Zuordnung zur E-Bilanz-Position. Beispiel: Du legst „4830 Provisionsaufwand für Vermittler" an — die E-Bilanz-Position ist „Sonstige betriebliche Aufwendungen, davon: Provisionen". Die meisten Buchhaltungsprogramme haben Mapping-Vorlagen; eigene Konten musst du manuell zuordnen.
Mapping im DATEV-System
Beim Übermitteln des EXTF-Buchungsstapels muss das selbst angelegte Konto im DATEV-Mandantenstamm existieren. Wenn nicht, schlägt der Import fehl. Praxis: Vor dem ersten Buchen ein neues Konto mit dem Steuerberater abstimmen, der legt es im DATEV-Mandantenstamm an.
BU-Schlüssel pro Konto
Jedem Sachkonto wird im DATEV-Stamm ein Vorbelegungs-Steuerschlüssel zugewiesen. Damit übernimmt DATEV bei Buchungen automatisch den richtigen Schlüssel. Wenn du im Stapel einen abweichenden Schlüssel mitgibst, überschreibt er den Vorbelegungswert.
Erlöskonten und Umsatzsteuer
Trenne Erlöskonten nach Steuersatz:
- 8400 / 4400: Erlöse 19 %
- 8300 / 4300: Erlöse 7 %
- 8125 / 4125: Innergemeinschaftliche Lieferungen
- 8120 / 4120: Erlöse Drittland
- 8338 / 4338: Erlöse Reverse Charge
Wenn du eigene Erlöskonten anlegst, halte je Steuersatz ein eigenes Konto. Mischbuchungen führen zu falschen USt-Voranmeldungen.
Aufwandskonten strukturieren
Beispiel sinnvolle Untergliederung im SKR03:
- 4980 Bürobedarf
- 4981 Software-Abonnements
- 4982 Fachliteratur und Zeitschriften
- 4983 Kommunikation (Telefon, Internet)
Mit dieser Struktur bekommst du in BWA und GuV eine deutlich bessere Auswertung als bei einem einzigen Konto „Bürobedarf".
Häufige Fehler
- Eigenes Konto angelegt, aber DATEV-Mandant nicht aktualisiert → Import schlägt fehl.
- Sprechender Name fehlt; nach zwei Jahren weiß keiner mehr, was darauf gebucht wurde.
- Mehrere Steuersätze auf demselben Konto → USt-Auswertung falsch.
- Mapping zur E-Bilanz-Taxonomie fehlt → Konto landet auf Auffangposition.
- Konto im Reservebereich der falschen Klasse angelegt — z. B. Erlös-Konto im 4000er Bereich (SKR03 → das ist Aufwand).
Dokumentation
Jedes selbst angelegte Konto gehört in die Verfahrensdokumentation: Nummer, Bezeichnung, Verwendungszweck, Steuerlogik, Datum der Anlage, Verantwortlicher. So bleibt der Kontenplan auch nach Jahren nachvollziehbar.
Personenkonten-Pflege
Bei Debitoren und Kreditoren: Pflege Stammdaten konsequent — IBAN, Steuer-ID, Anschrift. Diese fließen in den DATEV-Stamm und sind dort die Basis für Mahnungen, Lastschriften und Belegmanagement.
Konsolidierung
Wenn du mehrere Geschäftsbereiche oder Kostenstellen hast, kannst du statt vieler Sachkonten auch Kostenstellen nutzen — eine zweite Dimension, die unabhängig vom Sachkonto greift. Vorteil: weniger Konten, klare BWA-Auswertung nach Stelle.
Praxistipp: Lege neue Konten immer nach Absprache mit dem Steuerberater an. Es ist sehr ärgerlich, einen Monat lang auf einem Konto zu buchen, das im Mandantenstamm nicht existiert.
Kontenrahmen-Wartung
DATEV aktualisiert die Standard-Kontenrahmen jährlich. Neue Konten kommen hinzu, alte werden gesperrt. Prüfe einmal pro Jahr, ob deine eigenen Konten noch unter freien Nummern liegen und ob neue Standardkonten dein eigenes Konto überflüssig machen.
Praxis-Tipp
Halte deinen Kontenplan schlank — zehn gezielt angelegte eigene Konten sind besser als dreißig planlose. In Billboy steuerst du über die DATEV-Account-Mappings, welche Erlös- und Aufwandskonten je Mandant standardmäßig verwendet werden; eigene Konten ergänzt der Steuerberater im DATEV-Mandantenstamm und reicht die Konfiguration an dich zurück.