Der DATEV-Buchungsstapel ist das Standardformat, in dem Buchungen zwischen Buchhaltungsprogrammen und der DATEV-Welt ausgetauscht werden. Format: EXTF (Externe Erweiterung), CSV-basiert, derzeit Format-Version 700.
Aufbau einer EXTF-Datei
Eine EXTF-Datei besteht aus zwei Teilen:
- Header (Zeile 1): Metadaten — Format-Version, Mandant, Berater, Wirtschaftsjahr, Zeitraum, Kontolänge, Bezeichnung.
- Datensätze (ab Zeile 2): die eigentlichen Buchungen, Spalten getrennt durch Semikolon.
Header-Felder
- EXTF; Kennzeichen
- 700; Format-Version
- 21; Datenkategorie (21 = Buchungsstapel)
- "Buchungsstapel"; Name
- Mandantennummer, Berater-Nr., Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge
- Datum von / Datum bis (Buchungsperiode)
- Bezeichnung des Stapels (z. B. „Buchungen Januar 2026")
Pflichtfelder pro Buchung
- Umsatz (Spalte 1): Betrag in Cent ohne Vorzeichen, Komma als Dezimalpunkt.
- Soll-/Haben-Kennzeichen (Spalte 2): „S" oder „H".
- WKZ Umsatz (Spalte 3): Währungskennzeichen, meist „EUR".
- Konto (Spalte 7): Sachkonto, ggf. mit Personenkonto.
- Gegenkonto (Spalte 8).
- BU-Schlüssel (Spalte 9): Steuerschlüssel.
- Belegdatum (Spalte 10): TTMM-Format.
- Belegfeld 1 (Spalte 11): Rechnungsnummer.
- Buchungstext (Spalte 14).
Steuerschlüssel
Der BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel) steuert, wie DATEV die Umsatzsteuer interpretiert:
- 0: keine Steuer / generischer Schlüssel
- 1: Soll-Versteuerung 19 % Erlöse
- 2: Soll-Versteuerung 7 % Erlöse
- 3: Soll-Versteuerung 19 % Vorsteuer
- 9: Vorsteuer 19 %
- 51: Ist-Versteuerung 19 %
- 94: Innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei
- 140: Reverse Charge nach §13b UStG
Hinweis: Die genauen Schlüssel können je nach DATEV-Konfiguration variieren. Die Liste der gültigen Schlüssel kommt aus dem Mandantenstamm.
Personenkonten
Debitoren (z. B. 10000) und Kreditoren (z. B. 70000) werden als Personenkonten geführt. Pro Kunde oder Lieferant eine eigene Kontonummer. Im EXTF-Stapel stehen Personenkonten an Stelle des allgemeinen Debitor-/Kreditor-Sammelkontos.
Standardablauf
- Buchhaltungssoftware (z. B. Billboy) generiert Stapel pro Monat.
- Datei wird per E-Mail, sftp oder DATEV-Belegtransfer an den Steuerberater übergeben.
- Steuerberater importiert in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
- Differenzen, Fehler, Hinweise gehen zurück an dich.
Häufige Importfehler
1. Konto unbekannt
Du buchst auf ein Konto, das im DATEV-Mandantenstamm nicht angelegt ist. Lösung: Konto im Stamm anlegen oder auf ein bestehendes Konto wechseln.
2. Falscher Steuerschlüssel
Schlüssel 1 (19 % Soll) bei einer Ist-Versteuerungs-Mandantschaft → Import fehlt. Mandant ist auf Ist umgestellt, Schlüssel 51 wäre richtig.
3. Personenkonto fehlt
Du buchst auf Debitor 10001, der Kunde ist aber in DATEV nicht angelegt. Stamm pflegen oder Sammelkonto nutzen.
4. Ungültiges Belegdatum
Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres oder ist falsch formatiert. EXTF erwartet TTMM, also „1503" für 15. März.
5. Beträge in falscher Skalierung
EXTF erwartet Beträge mit Komma als Dezimaltrenner und ohne Tausender-Trennzeichen. „1.234,56" und „1234,56" sind zulässig, „1234.56" nicht.
6. UTF-8 vs. ANSI
EXTF erwartet typischerweise Windows-1252 (ANSI). UTF-8 mit BOM kann zu Sonderzeichen-Problemen führen.
7. Fehlende Pflichtfelder
Belegdatum oder Belegnummer leer → Import schlägt fehl oder Buchung wird unvollständig importiert.
Prüfung vor Versand
- Stapel-Bezeichnung enthält Mandant + Zeitraum eindeutig.
- Erste und letzte Buchungs-Position prüfen.
- Summe Soll = Summe Haben (Stapel ist ausgeglichen).
- Belegnummern lückenlos oder nachvollziehbar.
- Stichproben: zufällige Buchungen plausibel?
DATEV-Format-Versionen
Die Format-Version hat sich über Jahre weiterentwickelt: 510 → 600 → 700. Wenn dein Buchhaltungsprogramm noch 510 produziert, kann die DATEV-Software das ggf. nicht mehr verarbeiten. Auf aktuelle Version achten.
Buchungstext
Der Buchungstext darf maximal 60 Zeichen lang sein. Längere Texte werden abgeschnitten. Gute Praxis: Rechnungsnummer + Stichwort + Kunde, z. B. „RE 2026-001 Beratung Müller GmbH".
Anhang von Belegen
Über DATEV Belegtransfer oder Belegmanager Online kannst du Belege direkt mit den Buchungen verknüpfen. Im EXTF-Stapel stehen dann Belegreferenzen, die der DATEV-Empfänger gegen die hochgeladenen PDFs matcht.
Häufige Schmerzpunkte
- Sachkontenlänge im Header passt nicht zum Mandant (z. B. Header sagt 6, Mandant nutzt 4-stellige Konten).
- Mandantennummer im Header weicht von Mandant ab.
- Wirtschaftsjahresbeginn falsch (z. B. 0101 statt 0107 bei abweichendem WJ).
- Reverse-Charge-Buchungen ohne Schlüssel 140 oder ohne Hinweis im Buchungstext.
Faustregel: Wenn dein Stapel beim Steuerberater immer wieder Probleme macht, liegt das in 80 % der Fälle an Stammdaten, nicht am Stapel selbst.
Praxis-Tipp
Sende deinen Stapel monatlich, nicht quartalsweise — Fehler werden früh erkannt und du kannst sie aufholen, bevor sich vier Monate aufgestaut haben. Mit Billboy generierst du den EXTF-Buchungsstapel pro Monat aus den Rechnungen heraus; Konten und Steuerschlüssel werden über die DATEV-Account-Mappings je Mandant gesteuert.