Jahresabschluss: Checkliste und Vorbereitung

Der Jahresabschluss ist nicht nur die Bilanz oder die EÜR — es ist der formale Schlusspunkt eines Wirtschaftsjahres. Gut vorbereitet dauert er Tage, schlecht vorbereitet Wochen. Diese Checkliste hilft.

1. Belege vollständig

Alle Eingangs- und Ausgangsbelege müssen erfasst sein. Lückenhafte Belegerfassung führt zu falschen Salden. Geh durch:

• Eingangsrechnungen aller Lieferanten
• Ausgangsrechnungen lückenlose Nummerierung — keine Lücke, keine Doppelvergabe
• Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmer
• Reisekostenabrechnungen
• Bankgebührenabrechnungen
• Kreditkartenabrechnungen

2. Bank- und Kassenkonten abgleichen

Saldo zum 31. Dezember stimmt mit dem Kontoauszug überein. Bei mehreren Konten alle einzeln prüfen. Geldtransit-Konten und Verrechnungskonten müssen ausgeglichen oder erklärbar sein.

3. Offene Posten prüfen

Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag listen. Forderungen aus 2024, die noch nicht beglichen sind, müssen ggf. wertberichtigt oder ausgebucht werden. Verbindlichkeiten dürfen nicht doppelt verbucht sein.

4. Inventur

Bei Bilanzierung Pflicht (§240 HGB): körperliche Bestandsaufnahme aller Waren, Rohstoffe, Fertigerzeugnisse. Stichprobenartige Inventur, permanente Inventur oder erweiterte Stichtagsinventur sind je nach Größe zulässig. EÜR-Rechner brauchen keine Inventur.

5. Anlagenverzeichnis aktualisieren

• Neuanschaffungen eingetragen
• Verkäufe und Verschrottungen ausgetragen
• AfA für das Jahr berechnet (linear/degressiv, pro rata bei unterjähriger Anschaffung)
• GWG-Sofortabschreibungen oder Sammelposten-Eintrag
• Anlagenverkäufe mit Buchwert vs. Erlös → Restbuchwert ausbuchen, Differenz als Erlös oder Verlust

6. Rückstellungen

Bei Bilanzierung: Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten — z. B. ausstehender Urlaub von Mitarbeitern, Garantieleistungen, drohende Steuernachzahlungen. Nach §249 HGB bestimmen und ansetzen. EÜR-Rechner haben keine Rückstellungen.

7. Periodenabgrenzung

Bei Bilanzierung: Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP/PRAP). Beispiel: Versicherung für 2026 wurde im Dezember 2025 bezahlt → Aufwand muss nach 2026 verlagert werden. Vorauszahlung von Kunden für 2026 → als PRAP in 2025 ausweisen.

8. Umsatzsteuer

• Jahreserklärung im Folgejahr (typisch 31. Juli) übermitteln.
• USt-Voranmeldungen mit Buchhaltung abgleichen.
• Vorsteuerabzug aus zweifelhaften Forderungen prüfen (§17 UStG).
• Reverse-Charge-Umsätze und innergemeinschaftliche Lieferungen separat ausweisen.

9. Privatkonten

Privatentnahmen und -einlagen über das Jahr summieren, mit der Kapitalveränderung abgleichen. Unentgeltliche Wertabgaben (Pkw-Privatnutzung, Telefon-Privatanteil) buchen.

10. Personalkosten

Lohnabrechnungen müssen zur Bilanz passen. Ausstehende Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und Urlaubsansprüche als Verbindlichkeit ausweisen.

11. Forderungsbewertung

Bei Bilanzierung: zweifelhafte Forderungen einzeln bewerten, ggf. Einzelwertberichtigung. Pauschalwertberichtigung (etwa 1 % der nicht direkt wertberichtigten Forderungen) ist häufig zulässig.

12. Verbindlichkeiten

Offene Eingangsrechnungen, Bankdarlehen, Steuerschulden, Sozialversicherung — alle als Verbindlichkeit ausweisen. Restlaufzeit nach Bilanz unterteilen: bis 1 Jahr, 1–5 Jahre, über 5 Jahre.

13. Steuerliche Wahlrechte

Vor dem Jahresabschluss Wahlrechte prüfen:

• Investitionsabzugsbetrag nach §7g EStG
• Lineare vs. degressive AfA
• Sofortabschreibung GWG vs. Sammelposten
• Sonderabschreibung nach §7g EStG (20 % über fünf Jahre)

14. Berichtswesen vorbereiten

• Steuerbilanz (oder EÜR)
• Handelsbilanz, falls abweichend
• Anhang (bei Kapitalgesellschaften)
• Lagebericht (bei mittelgroßen und großen GmbHs)
• Steuerliche Überleitungsrechnung

15. Übermittlung

E-Bilanz nach §5b EStG via ELSTER. EÜR-Rechner: Anlage EÜR mit der Einkommensteuererklärung. Kapitalgesellschaften zusätzlich: Veröffentlichung im Unternehmensregister.

Zeitschiene

1. Dezember: Inventur, letzte Belege erfassen, Privatentnahmen abrechnen.
2. Januar: Bank-Endsaldo prüfen, OP-Liste finalisieren, Anlagenverzeichnis aktualisieren.
3. Februar: Rückstellungen, Abgrenzungen, Steuerberater-Übergabe.
4. März–Mai: Erstellung Bilanz/EÜR durch Steuerberater.
5. Bis 31. Juli oder verlängert bis Februar Folgejahr: Übermittlung an Finanzamt.

Tipp: Ein Jahresabschluss-Ordner mit Unterordnern pro Punkt der Checkliste hält dir den Kopf frei. Du legst über das Jahr ab, was hingehört.

Was Steuerberater erwarten

• Vollständiger DATEV-Buchungsstapel
• OP-Liste zum Stichtag
• Anlagenverzeichnis
• Inventurliste (bei Bilanzierung)
• Privatkonten-Aufstellung
• Kapitalkonten-Entwicklung (Personengesellschaften)
• Belege zu allen außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen

Häufige Fehler

1. Belege fehlen, Lieferanten kontaktieren statt zu schätzen.
2. Bank-Saldo stimmt nicht — eine Buchung wurde übersehen.
3. Anlagenverkäufe wurden nicht ausgebucht.
4. Privatentnahmen wurden als Aufwand gebucht.
5. Rückstellungen werden vergessen.

Praxis-Tipp

Beginne mit der Vorbereitung bereits im November — die ersten zwei Punkte (Belege, Bank) kannst du fast komplett vorab erledigen. Mit Billboy hast du die OP-Liste und den DATEV-Buchungsstapel jederzeit aktuell; das Anlagenverzeichnis und die Bilanz selbst pflegt typischerweise dein Steuerberater im DATEV-System.