Reisekosten sind beruflich veranlasste Aufwendungen für eine Auswärtstätigkeit. Sie sind grundsätzlich voll abziehbar als Betriebsausgaben — anders als bei Bewirtung gibt es keine 30-%-Kürzung. Geregelt sind sie hauptsächlich in §4 Abs. 5 EStG, §9 EStG und den dazu erlassenen BMF-Schreiben.
Vier Kostenarten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Fahrtkosten
Eigenes Fahrzeug
Pkw: 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (Kilometerpauschale). Ab dem 21. Kilometer der einfachen Strecke bei Pendlerpauschale 0,38 € — aber das gilt nur für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte, nicht für Dienstreisen. Bei Dienstreisen sind 0,30 €/km der Maßstab oder die tatsächlichen Kosten via Fahrtenbuch.
Bahn, Flug, Taxi
Tatsächliche Kosten gegen Beleg, voll abziehbar. Vorsteuer aus inländischen Tickets ist abziehbar (7 %, bei Inlandsflügen 19 %, im Personenfernverkehr 7 %).
Firmenwagen
Dienstreisen mit dem Firmenwagen verursachen keine zusätzlichen abziehbaren Kilometerpauschalen — die Kosten sind bereits in den Firmenwagenkosten enthalten.
Verpflegungspauschalen 2026
Inland (Stand: vermutlich unverändert):
- Abwesenheit > 8 Stunden: 14 €
- An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise: jeweils 14 €
- Volle 24 Stunden: 28 €
Auslandsreisen: BMF-Schreiben mit länderspezifischen Sätzen. Beispiel Frankreich: 58 €/29 € (Stand variabel — aktuelle Liste prüfen).
Drei-Monats-Frist
Verpflegungspauschalen können nur für die ersten drei Monate einer Tätigkeit an derselben Auswärtstätigkeitsstätte angesetzt werden. Nach drei Monaten entfällt der Pauschalanspruch dort. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück.
Kürzung bei kostenfreier Verpflegung
Wird das Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber oder Geschäftspartner gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt:
- Frühstück: minus 20 % von 28 € = 5,60 €
- Mittagessen: minus 40 % von 28 € = 11,20 €
- Abendessen: minus 40 % von 28 € = 11,20 €
Übernachtungskosten
Tatsächliche Kosten gegen Beleg. Pauschale 20 € pro Nacht (Inland) ist nur für Arbeitnehmer-Erstattungen relevant, nicht für die Betriebsausgabe selbst. Frühstück getrennt ausweisen — sonst muss es geschätzt werden (üblich: 20 % des Übernachtungspreises bei Inland).
Reisenebenkosten
Maut, Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Telefon, Internet, Trinkgelder — voll abziehbar gegen Beleg oder Eigenbeleg.
Buchungssätze
Reisekosten Inland mit eigenem Pkw (SKR03):
4660 Reisekosten Unternehmer (Pkw-Pauschale)
4664 Reisekosten Unternehmer Verpflegung
4668 Reisekosten Unternehmer Übernachtung
an 1200 Bank / 1000 Kasse
SKR04: 6650 / 6660 / 6670. Die Verpflegungspauschale ist als Pauschalbetrag ohne Vorsteuerabzug zu buchen — du hast keinen Beleg für die einzelne Mahlzeit.
Reisekosten der Mitarbeiter
Mitarbeiterreisen werden über separate Aufwandskonten gebucht (z. B. 4664 Reisekosten Arbeitnehmer in SKR03). Erstattest du Pauschalen, sind diese beim Arbeitnehmer steuerfrei nach §3 Nr. 16 EStG.
Vorsteuer
Aus tatsächlich bezahlten Belegen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist Vorsteuer voll abziehbar. Bei Verpflegungspauschalen gibt es keinen Vorsteuerabzug, weil keine Rechnung vorliegt.
Reisekostenabrechnung
Pflicht: Eine schriftliche Aufstellung pro Reise mit Datum, Ziel, Anlass, Dauer und Belegen. Bei Außenprüfungen ist das einer der ersten Punkte. Für Selbstständige reicht oft eine kompakte Tabelle pro Monat oder Reise.
Häufige Fehler
- Verpflegungspauschalen über die Drei-Monats-Frist hinaus angesetzt.
- Frühstückskürzung vergessen, wenn Hotelfrühstück im Preis enthalten ist.
- Auslandspauschalen mit Inlandssätzen verwechselt.
- Kilometerpauschale ohne Fahrtnachweis.
- Reisekosten und Bewirtungskosten vermischt.
Praxistipp: Führe ein einfaches Reisetagebuch (Datum, Ziel, Anlass, Kilometer, Belege). Eine Outlook-Kalendererinnerung reicht oft als Grundlage — wichtig ist die Konsistenz, nicht die Form.
Eigenbeleg
Hast du einen Beleg verloren, ist ein Eigenbeleg möglich (Anlass, Betrag, Datum, Empfänger, Unterschrift). Akzeptanz ist begrenzt — bei Beträgen unter 100 € und in Ausnahmefällen meist okay, bei größeren Beträgen drohen Kürzungen.
Auslandsreisen besonders prüfen
Die länderspezifischen Sätze ändern sich nahezu jährlich. Eine veraltete Tabelle führt zu falschen Buchungen. Aktuelles BMF-Schreiben am Jahresanfang prüfen oder aus DATEV-Tabellen ziehen.
Praxis-Tipp
Lege pro Reise einen Ordner an: Flugticket, Hotelrechnung, Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Notizen. Am Monatsende fließt alles in die Buchhaltung. Mit Billboy erfasst du die Belege als Eingangsrechnungen mit Bezug zur Reise — Verpflegungspauschalen bucht typischerweise dein Steuerberater im DATEV-System.