Die Pool-Abschreibung, offiziell Sammelposten, ist eine vereinfachte AfA-Methode für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro netto. Sie ist in §6 Abs. 2a EStG geregelt und ein Wahlrecht.
Wie funktioniert der Pool?
Alle qualifizierten Wirtschaftsgüter eines Wirtschaftsjahres landen in einem gemeinsamen Sammelposten. Dieser wird über fünf Jahre mit jeweils 20 % linear abgeschrieben — unabhängig davon, ob ein Wirtschaftsgut im Pool verloren geht, verkauft oder beschädigt wird.
Entweder-oder im Jahr
Pro Wirtschaftsjahr hast du genau eine Wahl: entweder Sofortabschreibung für GWG bis 800 € plus reguläre AfA ab 800,01 € — oder Sammelposten für alles von 250 € bis 1.000 €. Mischen ist nicht erlaubt. Diese Entscheidung gilt für das ganze Jahr und alle Anschaffungen in dem Bereich.
Beispiel
Du kaufst 2026 folgende Wirtschaftsgüter:
- Bürostuhl: 350 € netto
- Drucker: 450 € netto
- Beamer: 850 € netto
- Notebook: 1.500 € netto
Variante A (GWG + AfA): Bürostuhl und Drucker sofort, Beamer und Notebook über AfA-Tabelle.
Variante B (Sammelposten): Stuhl, Drucker und Beamer kommen in den Pool 2026 (zusammen 1.650 €). Pool-AfA: 330 € pro Jahr für fünf Jahre. Notebook bleibt außen vor — über 1.000 € — und wird regulär abgeschrieben.
Vorteile
- Weniger Aufwand: keine individuelle AfA-Berechnung pro Wirtschaftsgut im Pool-Bereich.
- Klare Buchungslogik: einmal pro Jahr Sammelposten + jährliche AfA-Buchung.
- Kein Stress beim Ausscheiden: Verlust oder Verkauf eines Pool-Wirtschaftsguts ändert nichts.
Nachteile
- Im Anschaffungsjahr nur 20 % AfA — viel weniger als bei Sofortabschreibung von GWG bis 800 €.
- Auch wenn ein Wirtschaftsgut nach zwei Jahren kaputt geht: Pool läuft weiter, du kannst keinen Restwert ausbuchen.
- Komplexer bei der Erstanwendung; einmal entschieden, gilt es für das ganze Jahr.
Buchungssätze
Anschaffung Pool-Wirtschaftsgut (SKR03):
0485 Sammelposten Wirtschaftsgüter (Jahr 2026) an 1200 Bank
+ Vorsteuer 1576 separat
Jährliche Pool-AfA:
4862 Abschreibung Sammelposten an 0485 Sammelposten
Betrag: 20 % der ursprünglichen Pool-Summe
Im SKR04 entsprechen die Kontonummern: 0670 für Sammelposten, 6260 für Abschreibung.
Pflege im Anlagenverzeichnis
Du führst pro Jahr einen separaten Sammelposten — also Pool 2024, Pool 2025, Pool 2026. Jeder Pool wird über fünf Jahre abgeschrieben. Das Anlagenverzeichnis enthält den Pool als einen Posten mit Anschaffungssumme, jährlicher AfA und Restbuchwert.
Aufzeichnungspflicht je Wirtschaftsgut
Auch im Pool musst du die einzelnen Wirtschaftsgüter dokumentieren — Datum, Bezeichnung, Anschaffungskosten. Das ist eine Anforderung aus §6 Abs. 2a Satz 4 EStG.
Wann sich der Pool besonders lohnt
- Du kaufst regelmäßig viele Wirtschaftsgüter im 250–1.000-€-Bereich.
- Du willst Abschreibungsbuchungen vereinfachen.
- Verluste durch frühen Ausfall einzelner Geräte sind dir egal — der Pool gleicht sie aus.
- Deine Gewinnsituation ist konstant; Steuerstundung im ersten Jahr ist nicht entscheidend.
Wann eher nicht
- Wenige, dafür hochwertige Anschaffungen pro Jahr.
- Hoher Gewinn im Anschaffungsjahr, niedriger in Folgejahren → GWG-Sofortabschreibung spart mehr Steuer.
- Vorgesehene baldige Anlagenverkäufe — der Pool kann den Restwert nicht freigeben.
Wechsel zwischen Methoden
Die Wahl gilt pro Wirtschaftsjahr. Du kannst 2026 Pool wählen, 2027 GWG-Sofortabschreibung — beides ist zulässig. Wichtig ist nur die Konsistenz innerhalb eines Jahres und die saubere Dokumentation im Anlagenverzeichnis.
Faustregel: Hast du im Jahr drei oder mehr Anschaffungen im Pool-Bereich, ist der Sammelposten meist die einfachere Wahl. Hast du nur eine bis zwei, fährst du mit GWG plus regulärer AfA flexibler.
Häufige Stolpersteine
- Wirtschaftsgüter unter 250 € werden fälschlich in den Pool aufgenommen.
- Wirtschaftsgüter über 1.000 € werden in den Pool gebucht — nicht erlaubt.
- Pool wird vorzeitig aufgelöst, wenn ein Gerät kaputtgeht — falsch.
- Pool und GWG-Sofortabschreibung im gleichen Jahr gemischt — nicht zulässig.
- Mehrere Pools pro Jahr geführt — es darf nur einer sein.
Praxis-Tipp
Entscheide die Methode am Jahresanfang bewusst, nicht im Dezember rückwirkend. Plane größere Anschaffungen und prüfe steuerlich beide Varianten gegeneinander. In Billboy nutzt du ein eigenes Erlös- oder Aufwandskonto für Sammelposten-Anschaffungen — die spätere Abschreibung läuft typischerweise im DATEV-System des Steuerberaters.