Ein offener Posten (OP) ist eine erfasste, aber noch nicht ausgeglichene Forderung oder Verbindlichkeit. In der Praxis sind das vor allem unbezahlte Ausgangsrechnungen — manchmal auch Eingangsrechnungen, die du noch nicht beglichen hast.
Warum die OP-Liste wichtig ist
- Sie zeigt deine Außenstände tagesaktuell.
- Sie ist Grundlage für das Mahnwesen.
- Sie wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung relevant (insb. bei Soll-Versteuerung).
- Sie ist Pflichtbestandteil der Bilanz (§246 HGB) und Grundlage für Bewertungen.
OP-Buchung bei Rechnungsstellung
Du stellst eine Rechnung über 1.190 € (1.000 € + 19 % USt). Buchung in SKR03:
1410 Forderung Kunde XY 1.190 €
an 8400 Erlöse 19 % 1.000 €
an 1776 Umsatzsteuer 19 % 190 €
SKR04: 1200 Forderungen / 4400 Erlöse / 3806 USt.
Zahlung verbuchen
Kunde zahlt nach 25 Tagen den vollen Betrag. Buchung:
1200 Bank 1.190 €
an 1410 Forderung Kunde XY 1.190 €
Der OP ist damit ausgeglichen und verschwindet aus der Liste.
Teilzahlung
Kunde zahlt 500 € als Anzahlung. Der OP wird auf den Restbetrag reduziert:
1200 Bank 500 €
an 1410 Forderung Kunde XY 500 €
Restforderung: 690 €. Bei mehreren Teilzahlungen läuft das nach gleichem Muster, bis der OP null erreicht.
Skonto
Kunde zahlt innerhalb der Skontofrist mit 2 % Skonto, also 1.166,20 €. Buchung:
1200 Bank 1.166,20 €
8736 Gewährte Skonti 19 % 23,80 € (davon 20,00 € Skonto netto, 3,80 € USt-Korrektur)
an 1410 Forderung Kunde XY 1.190 €
Die Umsatzsteuer wird anteilig korrigiert. Buchhaltungssoftware übernimmt das automatisch.
OP-Überwachung
Liste aller offenen Posten nach Alter sortieren — die OP-Liste mit Fälligkeitsanalyse:
- 0–30 Tage: planmäßig offen
- 31–60 Tage: Zahlungsverzug beginnt
- 61–90 Tage: Mahnstufe 2 spätestens
- über 90 Tage: ernstes Risiko, ggf. Inkasso
Verzug und Mahnstufen
Verzug tritt nach §286 BGB automatisch 30 Tage nach Rechnungserhalt ein — bei B2B ohne Mahnung. Verzugszinsen bei Verbrauchern 5 % über Basiszins, bei Unternehmen 9 % über Basiszins (§288 BGB).
Üblicher Mahnverlauf:
- Mahnung 1: 14 Tage nach Fälligkeit, freundliche Zahlungserinnerung, keine Gebühr.
- Mahnung 2: weitere 10–14 Tage, Mahngebühr und Verzugszinsen.
- Mahnung 3: weitere 10–14 Tage, letzte Aufforderung mit Inkasso-Drohung.
- Mahnbescheid: gerichtlicher Mahnbescheid über das zuständige Mahngericht.
Mahngebühren buchen
Mahngebühren sind kein Erlös, sondern Schadensersatz. Buchung als „Sonstige betriebliche Erträge" (SKR03: 8770/4830 je nach Konfiguration).
Forderungsausfall
Wenn klar ist, dass der Kunde nicht zahlt (Insolvenz, erfolgloses Mahnverfahren), buchst du die Forderung aus:
2400 Forderungsverluste 1.000 €
1776 Umsatzsteuer 19 % 190 € (Berichtigung)
an 1410 Forderung Kunde XY 1.190 €
Wichtig: Die Umsatzsteuer wird nach §17 UStG berichtigt — du bekommst die abgeführte USt zurück, wenn die Forderung uneinbringlich ist. Dokumentationspflicht beim Steuerberater hinterlegen.
Wertberichtigung
Bei zweifelhaften Forderungen kannst du in der Bilanz eine Einzelwertberichtigung bilden — die Forderung steht zu einem geminderten Wert, bevor sie endgültig ausfällt. In der EÜR ist das nicht möglich, dort gilt nur der Zufluss-/Abflussgrundsatz.
Bilanz
Zum Bilanzstichtag werden alle offenen Posten bewertet:
- Voll werthaltig: Nominalwert
- Zweifelhaft: Einzelwertberichtigung
- Uneinbringlich: vollständig auszubuchen
Häufige Fehler
- OP-Liste wird nicht gepflegt, alte Posten bleiben stehen.
- Skontoabzug wird falsch als reine Bank-Differenz verbucht.
- Mahnstufen werden nicht systematisch durchlaufen.
- Forderungsausfall ohne USt-Berichtigung gebucht.
- Anzahlungen werden nicht als gesonderte OP geführt.
Tipp: Plane jeden Freitag 15 Minuten für die OP-Liste ein. Wer überfällige Forderungen früh sieht, holt das Geld schneller herein.
Liquiditätswirkung
Die OP-Liste ist dein wichtigstes Liquiditätsinstrument. Eine wachsende Liste bei stagnierendem Umsatz ist ein Frühindikator für Liquiditätsprobleme.
Praxis-Tipp
Lege ein klares Mahnregelwerk fest und kommuniziere es gegenüber Kunden im Voraus (Zahlungsbedingungen auf der Rechnung). Mit Billboy nutzt du das Mahnwesen mit vier Stufen direkt aus der Rechnung heraus — und exportierst den OP-Stand zum Monatsabschluss als Teil des DATEV-Buchungsstapels.