Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, brauchst Du ein klares Verfahren. Ein gestaffeltes Mahnwesen ist nicht nur höflich, sondern auch rechtlich sauber dokumentiert. Drei bis vier Stufen reichen für die meisten KMU völlig aus, bevor Du den nächsten Schritt einleitest.
Warum überhaupt mehrere Stufen?
Ein einzelnes scharfes Schreiben wirkt schnell unhöflich und ruiniert oft die Kundenbeziehung. Mehrere Stufen geben Dir die Möglichkeit, den Druck schrittweise zu erhöhen — und gleichzeitig zu signalisieren, dass Du es ernst meinst. Außerdem dokumentierst Du gegenüber einem späteren Gericht, dass Du den Schuldner ordnungsgemäß in Verzug gesetzt hast (§ 286 BGB).
Die klassischen vier Stufen
- Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit): freundlicher Ton, Hinweis auf möglicherweise übersehenen Rechnungsbetrag, keine Verzugszinsen.
- Erste Mahnung (weitere 7–10 Tage später): sachlich, Hinweis auf eingetretenen Verzug, erstmalige Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren.
- Zweite Mahnung (weitere 10 Tage): bestimmter Ton, letzte Frist vor weiteren Schritten, höhere Mahngebühr.
- Letzte Mahnung / Inkassoankündigung (weitere 7 Tage): klare Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder der Abgabe an ein Inkassobüro.
Tonalität pro Stufe
Die erste Stufe sollte den Kunden nicht beleidigen. Häufig ist eine Rechnung schlicht in der Buchhaltung untergegangen. Formuliere freundlich: „möglicherweise haben Sie übersehen…". Ab Stufe zwei wechselst Du zu einer sachlich-bestimmten Tonalität. Spätestens in Stufe vier wird die Sprache nüchtern und juristisch korrekt — hier zählt jedes Wort.
Fristen und Verzug
Verzug tritt nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang ein, bei Verbrauchern nur wenn auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurde. Mit einem konkreten Zahlungsziel (z. B. „zahlbar bis 14 Tage netto") kommt der Schuldner schon bei dessen Überschreitung in Verzug. Erst ab Verzug darfst Du Verzugszinsen und die Schadenspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB, B2B) verlangen.
Was gehört in jede Mahnung?
- Eindeutige Bezeichnung als „Zahlungserinnerung" oder „Mahnung"
- Originalrechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Offener Betrag und ursprüngliches Zahlungsziel
- Konkrete neue Zahlungsfrist (z. B. 7 Tage)
- Bankverbindung und Verwendungszweck
- Ab Stufe 2: Verzugszinsen und ggf. Mahnkosten
- Ab Stufe 4: Ankündigung weiterer Schritte
Mahnkosten — was ist erlaubt?
Die Kosten der ersten Mahnung darfst Du nicht in Rechnung stellen, denn diese ist die Verzug auslösende Handlung. Ab der zweiten Mahnung sind angemessene Pauschalen üblich (2,50 € bis 5 € pro Mahnung). Höhere Beträge müssen konkret begründet werden. Im B2B gilt zusätzlich die Schadenspauschale von 40 € einmalig pro überfälliger Forderung.
Eskalations-Strategie statt Schema F
Nicht jeder Schuldner braucht alle vier Stufen. Ein Stammkunde mit einmaligem Versehen wird nach Stufe 1 zahlen. Ein notorisch säumiger Kunde wechselt vielleicht direkt von Stufe 1 zu Stufe 4. Definiere deshalb intern, wann Du abkürzt — etwa nach zwei vergeblichen Mahnungen oder bei bekannten Risikokunden.
Faustregel: Jede Stufe braucht eine echte Konsequenz. Eine „zweite letzte Mahnung" ist eine Drohung ohne Substanz und erzieht Schuldner zum Aussitzen.
Praxis-Tipp
Halte Deine vier Vorlagen so kurz wie möglich und automatisiere den Versand. In Billboy hinterlegst Du pro Stufe einen Textbaustein, eine Frist und eine Mahngebühr — das Mahnwesen erkennt überfällige Rechnungen automatisch und schlägt Dir den nächsten Schritt vor. So bleibt kein Verzug länger als nötig unbearbeitet.