Wenn du Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat verkaufst, kannst du diese Lieferung umsatzsteuerfrei abrechnen. Das ist die sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung nach §4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit §6a UStG. Klingt komfortabel — ist aber an formale Voraussetzungen geknüpft, deren Verletzung das Finanzamt regelmäßig hart sanktioniert.
Die materiellen Voraussetzungen
Damit eine Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei bleibt, müssen drei Bedingungen kumulativ erfüllt sein:
- Die Ware gelangt physisch von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat.
- Der Abnehmer ist ein Unternehmer und verwendet eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats.
- Der Erwerb beim Abnehmer unterliegt im Bestimmungsland der Umsatzbesteuerung.
Seit den Quick Fixes 2020 ist die Verwendung der USt-IdNr. des Abnehmers eine materielle Voraussetzung — ohne gültige Nummer ist die Lieferung steuerpflichtig, selbst wenn alle anderen Bedingungen vorliegen.
Belegnachweis
Du musst nachweisen, dass die Ware tatsächlich in den anderen Mitgliedstaat gelangt ist. Der klassische Belegnachweis erfolgt über:
- Rechnungsdurchschrift mit Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Frachtbrief, Konnossement oder Spediteurbescheinigung
- Bei Selbstabholung durch den Abnehmer: eine sogenannte Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung muss Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts sowie Unterschrift des Abnehmers enthalten. Sie kann auch elektronisch übermittelt werden.
Buchnachweis
Zusätzlich verlangt das Finanzamt einen sogenannten Buchnachweis: Du musst in deiner Buchführung die USt-IdNr. des Abnehmers, den Lieferort, die handelsübliche Bezeichnung und den Bestimmungsort dokumentieren. Wer hier schlampt, riskiert die Versagung der Steuerbefreiung — auch wenn die Ware tatsächlich ins Ausland gelangt ist.
USt-IdNr.-Prüfung — qualifiziert, nicht einfach
Es reicht nicht, dass eine USt-IdNr. existiert. Du musst die Nummer qualifiziert prüfen, also auch Namen und Anschrift des Abnehmers gegen die im Bestimmungsstaat hinterlegten Daten abgleichen. Das geht über das BZSt-Onlineportal oder das VIES-System der EU-Kommission. Speichere das Prüfprotokoll als PDF — bei einer Prüfung ist das Gold wert.
Zusammenfassende Meldung
Jede innergemeinschaftliche Lieferung musst du in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) nach §18a UStG ans Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Frist ist grundsätzlich der 25. des Folgemonats. Seit den Quick Fixes 2020 ist die fristgerechte und korrekte ZM ebenfalls materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Wer die ZM vergisst oder fehlerhaft abgibt, verliert die Steuerfreiheit der zugehörigen Lieferungen.
Rechnungsangaben
Auf der Rechnung darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen verpflichtend sind:
- Deine eigene USt-IdNr.
- Die USt-IdNr. des Abnehmers
- Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. §4 Nr. 1 Buchst. b i.V.m. §6a UStG"
Reihengeschäfte und Konsignationslager
Wird die Ware in mehreren aufeinanderfolgenden Lieferungen verkauft, aber nur einmal physisch transportiert, spricht man von einem Reihengeschäft. Hier kann nur eine Lieferung in der Kette als bewegte (und damit potenziell steuerfreie) Lieferung qualifiziert werden. Die Quick Fixes haben dazu klare Zuordnungsregeln geschaffen. Bei Konsignationslagern gilt seit 2020 eine Vereinfachungsregelung nach §6b UStG.
Praxis-Tipp
Lege dir für jeden EU-Kunden einen festen Prüfworkflow an: USt-IdNr. qualifiziert prüfen, Prüfprotokoll archivieren, Gelangensbestätigung einholen, ZM termingerecht abgeben. Wer das einmal sauber aufsetzt, hat bei der Betriebsprüfung keine Probleme. Billboy kann Rechnungen mit dem korrekten Steuerbefreiungshinweis erzeugen und exportiert die Umsätze beim DATEV-Lauf direkt aufs Konto 8125 (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen).