Die teuerste Forderung ist die, die Du nie hättest stellen sollen. Bei neuen Kunden — vor allem bei größeren Beträgen oder langen Zahlungszielen — lohnt sich eine schnelle Bonitätsprüfung. Sie ersetzt kein Bauchgefühl, aber sie liefert Dir harte Daten.
Welche Auskunfteien gibt es?
- Creditreform: Mittelstandsfokus, sehr verbreitet, ausführliche Wirtschaftsauskünfte
- Schufa: Vor allem Privatpersonen, aber auch Selbstständige
- Bürgel/CRIF: B2B-Schwerpunkt, mit Bonitätsindex
- Bisnode/Dun & Bradstreet: International, mit D-U-N-S-Nummer
- Boniversum: Verbraucherorientiert
Welche Daten bekommst Du?
Eine typische Wirtschaftsauskunft enthält:
- Firmierung, Rechtsform, Sitz, HRB-Nummer
- Geschäftsführer und Gesellschafter
- Branche, Gründung, Mitarbeiterzahl
- Umsatz (oft Schätzung)
- Zahlungsverhalten (sofern bekannt)
- Negativmerkmale: Insolvenz, Vermögensauskunft, Vollstreckungstitel
- Bonitätsindex als Ampel (z. B. Creditreform: 100–600, niedriger = besser)
Kosten
Eine Einzelauskunft kostet zwischen 5 und 30 €, im Abomodell günstiger. Bei vielen Anfragen pro Monat lohnt sich oft ein Paket. Für Kleinstanfragen gibt es Online-Portale, die für 3–10 € Kurzauskünfte verkaufen.
DSGVO-Konformität
Die Bonitätsprüfung bei B2B-Kunden ist meist unproblematisch, da Firmendaten weitgehend öffentlich sind. Bei Verbrauchern und Solo-Selbstständigen brauchst Du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und musst transparent informieren. Eine Klausel in Deinen AGB zur Bonitätsprüfung ist Standard.
Bonitätsampel im eigenen Unternehmen
Eine gute Praxis ist eine eigene Ampel pro Kunde:
- Grün: Vollständige Bonitätsauskunft, kein Risiko, übliche Konditionen
- Gelb: Mittleres Risiko — Vorkasse für die ersten 3 Aufträge, dann normales Ziel
- Rot: Schlechte Bonität — nur Vorkasse, keine Skonti, keine Großaufträge
Diese Einstufung gehört in Deine Kundenstammdaten und sollte regelmäßig (z. B. jährlich) überprüft werden.
Eigene Recherche ergänzen
Auskunfteien sind nicht allwissend. Ergänze immer:
- Handelsregisterauszug (Unternehmensregister.de — kostenlos)
- Bundesanzeiger.de — Jahresabschlüsse von größeren GmbHs
- Insolvenzbekanntmachungen.de — laufende Verfahren
- Schuldnerverzeichnis online über das Vollstreckungsportal
- Google-Suche nach „Firmenname Insolvenz" oder „Firmenname Bewertung"
Schwellenwert definieren
Nicht jeder Kunde braucht eine Auskunft. Definiere intern, ab welchem Auftragsvolumen oder Zahlungsziel Du prüfst. Beispiel:
- Bis 500 € Auftragswert: keine Prüfung
- 500–2.500 €: Kurzauskunft
- Über 2.500 € oder Zahlungsziel > 30 Tage: vollständige Wirtschaftsauskunft
Was tun bei roter Ampel?
- Vorkasse oder Anzahlung verlangen
- Lieferung gegen Nachnahme
- SEPA-Lastschrift mit Mandat statt Rechnungskauf
- Bürgschaft oder Eigentumsvorbehalt
- Klein anfangen — erst kleine Aufträge, dann Vertrauen aufbauen
Selbstauskunft anfordern
Bei größeren B2B-Geschäften ist es üblich, vom Kunden eine Selbstauskunft inkl. aktuellem BWA-Auszug zu verlangen. Das ist kein Misstrauensvotum — seriöse Unternehmen erwarten das in der Branche. Die meisten geben gerne Auskunft, wenn sie selbst sauber dastehen.
Faustregel: Wer die Selbstauskunft verweigert, ist meistens ein Warnsignal. Lieber einen Auftrag verlieren als einen Ausfall einfangen.
Laufende Beobachtung
Bonität ist kein Schnappschuss. Gerade bei Großkunden lohnt sich ein Monitoring, das Dir Veränderungen meldet (Geschäftsführerwechsel, neue Negativmerkmale, Umfirmierungen). Die Auskunfteien bieten solche Watchlists meist im Abo.
Praxis-Tipp
Halte das Bonitätsergebnis im Kundenstamm fest und nutze es als Filter für Workflows. In Billboy hinterlegst Du pro Kunde Notizen, eine Risikoeinstufung und Zahlungsbedingungen — so siehst Du beim Erstellen einer Rechnung sofort, ob Vorkasse oder Standardziel angebracht ist, ohne die Auskunft jedes Mal neu hervorzukramen.