Bewirtungsaufwendungen sind nach §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Bewirtung geschäftlich veranlasst ist. Die Vorsteuer bleibt zu 100 % abziehbar, wenn die formellen Voraussetzungen erfüllt sind. Das macht Bewirtungsbelege zu einem der prüfungsanfälligsten Themen — und auch zu einem der häufigsten Stolpersteine.
Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtung
- Geschäftliche Bewirtung: mit Geschäftspartnern, Kunden, Interessenten — 70 % abziehbar.
- Betriebliche Bewirtung: nur eigene Mitarbeiter — zu 100 % abziehbar, fällt aber u. U. unter andere Regelungen (Sachbezugswerte).
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
- Name und Anschrift der Gaststätte (vorgedruckt).
- Datum der Bewirtung (vorgedruckt oder maschinell).
- Bewirtete Personen: Namen aller Teilnehmer, einschließlich dir selbst.
- Anlass der Bewirtung: konkret — nicht „Geschäftsessen", sondern „Vertragsverhandlung mit Firma X zu Projekt Y".
- Höhe der Aufwendungen einzeln und gesamt.
- Trinkgeld separat ausgewiesen oder handschriftlich ergänzt.
- Unterschrift des Bewirtenden.
- Bei Beträgen über 250 €: vollständige Rechnungsangaben nach §14 UStG, insbesondere dein Firmenname als Empfänger.
Maschinell oder handschriftlich?
Die formellen Angaben der Gaststätte (Name, Datum, Speisen, Beträge) müssen maschinell aufgedruckt sein. Anlass und Teilnehmer trägst du handschriftlich nach. Ein selbst erstellter Eigenbeleg ist nur in begründeten Ausnahmen zulässig — Finanzamt ist hier streng.
Trinkgeld
Trinkgeld ist Teil der Bewirtungsaufwendungen und unterliegt ebenfalls der 70/30-Regel. Es sollte auf dem Beleg ausgewiesen oder handschriftlich vermerkt sein, am besten mit Quittung des Empfängers. Ohne Nachweis akzeptiert das Finanzamt höchstens 5 bis 10 % als plausibel.
Buchungssätze
Bewirtung 100 €, Vorsteuer 19 €, geschäftlich (SKR03):
4650 Bewirtungskosten 70 % abziehbar 70 € (Aufwand)
4654 Bewirtungskosten nicht abziehbar 30 € (außerbilanziell)
1576 Vorsteuer 19 % 19 €
an 1200 Bank / 1000 Kasse 119 €
In SKR04 entsprechen die Konten 6640 (abziehbar) und 6644 (nicht abziehbar).
Wichtig: Beide Aufwandskonten werden gebucht, damit die GuV-Auswertung korrekt erfolgt. Die 30 % gehen außerhalb der Bilanz in die Steuererklärung als nicht abziehbarer Aufwand.
Vorsteuerabzug
Die Vorsteuer ist nach §15 UStG in voller Höhe abziehbar — auf den vollen Bruttobetrag, nicht nur auf 70 %. Voraussetzung: ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von §14 UStG und korrekt geführter Bewirtungsbeleg. Fehlt eine Pflichtangabe, geht oft beides verloren: Betriebsausgabe und Vorsteuer.
Bewirtung im Ausland
Auch dann gilt die 70/30-Regel. Die ausländische Umsatzsteuer ist keine deutsche Vorsteuer und nicht abziehbar; sie zählt als Teil der Bewirtungskosten. Belege sind ggf. zu übersetzen, wenn nicht in einer gängigen Sprache verfasst.
Aufmerksamkeiten vs. Bewirtung
Kaffee, Tee, Kekse für Besucher gelten als „Aufmerksamkeiten" und sind nicht bewirtungsbeschränkt — voll abziehbar. Das gilt nur, solange es nicht den Charakter einer Mahlzeit annimmt.
Häufige Fehler
- Anlass zu pauschal („Geschäftsbesprechung").
- Teilnehmer-Namen vergessen — eine BfH-Entscheidung kostet dann den ganzen Abzug.
- Unterschrift fehlt.
- Trinkgeld nicht dokumentiert.
- Bewirtung mit eigenen Mitarbeitern als geschäftliche Bewirtung gebucht.
- Belege über 250 € ohne Firmenadresse als Rechnungsempfänger.
Tipp: Trag Anlass und Teilnehmer noch im Restaurant ein, nicht zwei Wochen später. Mit Datum frisch im Kopf sind die Angaben besser belastbar.
Digitalisierung
Bewirtungsbelege darfst du wie andere Belege scannen und das Original entsorgen — vorausgesetzt, der Workflow ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Wichtig: Auch die handschriftlichen Ergänzungen (Anlass, Teilnehmer, Unterschrift) müssen lesbar gescannt sein.
Praxis-Tipp
Halte einen vorgedruckten Stempel oder eine Karte für Anlass und Teilnehmer bereit. Das spart Zeit und reduziert Lücken. In Billboy erfasst du Bewirtungsbelege als Eingangsrechnung mit hinterlegtem Bewirtungs-Konto — die 70/30-Splittung übernimmt typischerweise dein Steuerberater im DATEV-System anhand der gewählten Kontonummern.