Der Bank-Abgleich (auch: Kontenabstimmung, Bankenrundung) ist der Prozess, jede Bewegung auf deinem Geschäftskonto einer Buchung zuzuordnen. Er ist Pflichtteil ordnungsmäßiger Buchführung — fehlt der Abgleich, sind Buchungen unvollständig und das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen.
Warum täglich oder wöchentlich?
Je länger du wartest, desto unklarer werden die Hintergründe einzelner Buchungen. Eine Überweisung mit dem Verwendungszweck „RE 1234" ist heute klar — in vier Monaten kannst du sie ohne System nicht mehr eindeutig zuordnen.
Bestandteile eines Abgleichs
- Kontoauszug oder elektronischer Bankdatensatz (MT940, CAMT.053).
- Offene-Posten-Liste aus deiner Buchhaltung: bezahlte und unbezahlte Forderungen, Verbindlichkeiten.
- Belege für jede Bewegung, sofern noch nicht zugeordnet.
- Sammelbuchungen wie Zahlungseingänge mehrerer Kunden auf einer Sammelposition.
Schritt für Schritt
1. Kontoauszüge einlesen
Online-Banking-Schnittstelle (FinTS/HBCI) oder MT940-Export. Die Daten landen in deiner Buchhaltungssoftware oder als CSV bei deinem Steuerberater.
2. Automatische Zuordnung
Moderne Systeme erkennen Verwendungszwecke, IBANs und Beträge und schlagen Buchungen aus den offenen Posten vor. Quote 70–90 % bei sauberer Datenpflege.
3. Manuelle Zuordnung
Was die Automatik nicht trifft, ordnest du selbst zu — typisch: Sammelzahlungen, fehlende Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Skontoabzüge.
4. Differenzklärung
Differenz zwischen Zahlung und Rechnungsbetrag: Skonto? Bankgebühr? Falschüberweisung? Jede Differenz braucht eine Buchung — entweder als Erlösminderung (Skonto), Aufwand (Gebühr) oder Anpassung.
5. Festschreiben und exportieren
Ist alles zugeordnet, schreibst du den Monat fest und exportierst den DATEV-Buchungsstapel zum Steuerberater.
Sammelzahlungen
Ein Kunde zahlt drei Rechnungen mit einer Überweisung. Im Verwendungszweck: „RE 1001, 1002, 1003". In der Buchhaltung wird die Bank-Buchung auf drei Forderungen aufgeteilt — entweder direkt mit drei Teilbuchungen oder über ein Verrechnungskonto.
Skonto
Kunde zahlt mit Skontoabzug — Differenz buchst du als Erlösminderung auf das Konto „Gewährte Skonti" (SKR03: 8736 für 19 %, SKR04: 4736). Vorsteuer/USt wird entsprechend gemindert.
1200 Bank 970 €
8736 Gewährte Skonti 19 % 30 € (vor Steuern: ~25,21 €, Steuer: ~4,79 €)
an 1410 Forderung Kunde 1.000 €
Bankgebühren
Kontoführung, Überweisungsgebühren, SEPA-Lastschriftrückgaben — alles als Aufwand buchen (SKR03: 4970 Nebenkosten Geldverkehr, SKR04: 6855).
Sonstige Zahlungen
- Kreditkartenabrechnung: Sammelposten, der über ein Verrechnungskonto entlastet wird.
- Daueraufträge: wiederkehrende Buchungen wie Miete, Telefon, Versicherungen.
- Privatentnahme: auf das Privatkonto buchen (SKR03: 1800, SKR04: 2100).
- Steuerzahlungen: separate Konten für Umsatzsteuer-Zahllast und Steuerzahlung des Inhabers (privat).
Verrechnungskonten richtig nutzen
Verrechnungskonten („Durchlaufende Posten") helfen bei komplexen Situationen — Kreditkarte, PayPal, Bareinzahlungen. Wichtig: Am Monatsende sollten sie ausgeglichen sein. Ein dauerhaft offener Saldo auf einem Verrechnungskonto ist ein Warnsignal.
Wechselgeld und Kasse
Bar-Geld-Bewegungen zwischen Bank und Kasse werden über ein Geldtransit-Konto gebucht: Bareinzahlung in die Bank = von Kasse an Geldtransit, dann Geldtransit an Bank. So ist der Buchungsfluss klar nachvollziehbar.
Häufige Fehler
- Zahlungseingang ohne Rechnungsbezug landet auf einem „Sonstige Erlöse"-Konto.
- Skonto wird falsch verbucht — als Erlös statt Erlösminderung.
- Bankgebühren werden vergessen, Saldo stimmt nicht.
- Privatentnahmen werden auf Aufwand gebucht — falsch.
- Verrechnungskonten füllen sich, weil offene Posten nie ausgeglichen werden.
Monatsabschluss-Check
Vor Festschreibung des Monats prüfst du:
- Stimmt der Bank-Saldo zum Monatsende mit dem Kontoauszug überein?
- Sind alle Verrechnungskonten ausgeglichen oder erklärbar?
- Gibt es Buchungen ohne Beleg oder Belege ohne Buchung?
- Stehen offene Posten älter als 60 Tage in der Mahnstufe 1 oder höher?
Wenn du den Bank-Abgleich wöchentlich machst, dauert er pro Woche 15–30 Minuten. Wenn du ihn quartalsweise machst, dauert er pro Quartal acht Stunden plus Erinnerungsarbeit. Die Mathematik ist eindeutig.
Automatisierung
FinTS, MT940-Import und CAMT.053-Import sind seit Jahren Standard. Manuelles Eingeben einzelner Bankbewegungen ist nicht mehr zeitgemäß.
Praxis-Tipp
Lege einen festen Tag pro Woche für den Bank-Abgleich fest — viele Selbstständige nehmen den Freitagmorgen. Mit Billboy markierst du Rechnungen als „bezahlt" und führst die Mahnstufen-Logik fort; der eigentliche DATEV-Banktransfer läuft typischerweise im DATEV-System deines Steuerberaters mit MT940-Import.