Die E-Rechnung ist im B2B-Bereich gesetzlich verankert — schrittweise bis 2028. Was viele übersehen: Schon ab 01.01.2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, auch wenn du selbst noch PDF verschickst. Die Versandpflicht kommt mit Übergangsfristen bis 2027/2028. Wer rechtzeitig plant, vermeidet hektische Umstellungen.
Rechtsgrundlage
Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verankert. Konkret §14 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung: Eine Rechnung im B2B-Bereich ist eine E-Rechnung, also ein strukturierter elektronischer Datensatz nach EN 16931 (ZUGFeRD oder XRechnung).
Zeitplan im Detail
Ab 01.01.2025: Empfangspflicht
- Jeder Unternehmer im B2B muss E-Rechnungen empfangen können
- Keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig — er muss empfangen können
- Für den Versand gilt noch Wahlfreiheit
Bis 31.12.2026: PDF zulässig
- Versand von PDF-Rechnungen bleibt zulässig
- Zustimmung des Empfängers vorausgesetzt
- Auch sonstige elektronische Formate (DocX, JPG) noch erlaubt
Bis 31.12.2027: KMU-Sonderregel
- Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR dürfen weiter PDF versenden
- Größere Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden
Ab 01.01.2028: Vollpflicht
- Alle B2B-Rechnungen in Deutschland müssen E-Rechnungen sein
- PDF nur noch für Privatkunden zulässig
Was zählt als B2B?
B2B umfasst Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Nicht betroffen:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Rechnungen an Empfänger im Ausland (auch innergemeinschaftlich)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§33 UStDV)
- Fahrausweise (§34 UStDV)
Was du jetzt schon tun solltest
- Empfangsweg klären: E-Mail-Adresse für Rechnungen + Tool zum Lesen von XRechnung/ZUGFeRD
- Buchhaltung anpassen: Software muss strukturierte Daten verarbeiten können
- Lieferanten informieren: dass du ZUGFeRD oder XRechnung akzeptierst
- Eigene Rechnungssoftware prüfen: kann sie ZUGFeRD/XRechnung erzeugen?
- Archiv prüfen: E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden
Welches Format wählen?
Bei eigener Versandpflicht hast du zwei Standards:
- ZUGFeRD 2.3: PDF mit eingebetteter XML — sieht weiter aus wie eine Rechnung
- XRechnung: reines XML — Pflicht für viele Behörden
Für reinen B2B-Versand ist ZUGFeRD der gängige Standard. Wer auch an Behörden verkauft, sollte XRechnung-Support haben.
Empfangspflicht — wie umsetzen?
Im Minimum brauchst du:
- Eine zentrale Empfangsadresse ([email protected])
- Eine Möglichkeit, XML-Belege darzustellen
- Einen Workflow, wie eingehende Rechnungen ins Archiv und in die Buchhaltung wandern
Eine reine "PDF-Viewer"-Lösung reicht nicht — bei reiner XRechnung-XML sieht der Empfänger ohne Software nichts.
Sonderfall: Dauerleistungen
Bei Dauerleistungen (Miete, Wartungsverträge) gilt die E-Rechnungspflicht ebenfalls. Übergangsverträge mit jährlicher Verlängerung sind im Vertragsverhältnis weiter zulässig, einzelne Rechnungsstellungen folgen aber dem oben genannten Zeitplan.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — sie dürfen weiter als PDF oder Papierbeleg geführt werden.
Was passiert bei Verstoß?
Wenn du nach Auslauf der Übergangsfrist weiter PDF-Rechnungen verschickst, ist die Rechnung formal unwirksam. Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren — und damit auch deine Geschäftsbeziehung gefährden. Ein Bußgeld droht nur bei wiederholter Nicht-Beachtung.
Übergangsphase: Mischbetrieb
Realistisch gesehen werden 2026 viele KMU in Mischsetups arbeiten: PDF für Bestandskunden, E-Rechnung für Behörden und größere B2B-Kunden. Wichtig ist, dass beides parallel sauber organisiert ist.
Typische Fehler in der Vorbereitung
- "Wir haben ja PDF" — das reicht ab 2025 für den Empfang nicht, weil XML-Daten nicht im PDF enthalten sind.
- "Bis 2028 ist noch Zeit" — die Empfangspflicht greift schon 2025.
- "Wir machen XRechnung an alle" — XRechnung wird von vielen KMU nicht akzeptiert; ZUGFeRD ist breiter kompatibel.
- "Unser Steuerberater regelt das" — er gibt Daten weiter, das Format musst du selbst beherrschen.
Praxis-Tipp
Stell deine Rechnungs-Software möglichst früh auf ZUGFeRD um — auch wenn du die Pflicht erst 2027 oder 2028 spürst. So gewöhnen sich deine Kunden langsam an das neue Format. In Billboy erstellst du Rechnungen wahlweise als PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML — pro Kunde kannst du das gewünschte Format hinterlegen, sodass der Umstieg in mehreren Schritten gelingt.