Wer regelmäßig an denselben Kunden liefert — wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf — kann nicht jede Lieferung einzeln abrechnen. Die Sammelrechnung fasst alle Lieferungen eines Zeitraums in einer Rechnung zusammen. Das spart Aufwand für beide Seiten, setzt aber eine saubere Belegführung voraus.
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung ist eine Rechnung, die mehrere Einzelleistungen oder -lieferungen an denselben Kunden in einem Beleg abrechnet. Üblich sind monatliche Sammelrechnungen im Großhandel, im Belieferungsgeschäft oder bei wiederkehrenden Dienstleistungen.
Pflichtangaben
Die Sammelrechnung enthält alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG. Zwei Besonderheiten kommen dazu:
- Lieferzeitpunkte aller einzelnen Lieferungen — entweder als Liste oder als Zeitraum, in dem alle Lieferungen erfolgt sind.
- Bezug auf die einzelnen Lieferscheine (Datum, Nummer, ggf. Bestellnummer des Kunden).
Lieferdatum: einzeln oder als Zeitraum?
§14 Abs. 4 Nr. 6 UStG erlaubt den Zeitraum als Lieferdatum, wenn alle Lieferungen in diesem Zeitraum erfolgt sind. Üblich ist ein Kalendermonat. Bei Belegen über mehrere Monate sollte jeder Liefertermin einzeln aufgeführt werden.
Beispiel:
Sammelrechnung Mai 2026
Lieferzeitraum: 01.05.2026 bis 31.05.2026
Positionen mit Bezug auf Lieferscheine LS-2026-145, LS-2026-152, LS-2026-178, LS-2026-201
Gesamtbetrag: 12.450,00 EUR netto + 2.365,50 EUR USt = 14.815,50 EUR
Positionen pro Lieferung oder gesammelt?
Empfehlenswert ist die Auflistung pro Lieferung (jede Lieferung = eine oder mehrere Positionen mit Liefertag). Damit kann der Kunde jede Lieferung prüfen und gegebenenfalls reklamieren. Eine reine Gesamtsumme ohne Aufschlüsselung erschwert die Prüfung.
Lieferscheine als Anhang
Im Großhandel ist es üblich, alle einzelnen Lieferscheine der Sammelrechnung beizulegen oder zumindest auf sie zu verweisen. Das erleichtert die Prüfung beim Kunden und ist im Streitfall die beste Dokumentation.
Sammelrechnung über Kalendermonat hinaus
Sammelrechnungen über einen Zeitraum von mehr als einem Kalendermonat sind möglich, aber praktisch unüblich. Sie verzögern den Zahlungsfluss und erhöhen das Ausfallrisiko. In den meisten Fällen ist eine monatliche Abrechnung der Standard.
USt-Behandlung
Die USt entsteht entsprechend dem jeweiligen Liefertag — also nicht erst mit der Rechnungsstellung, sondern mit jeder einzelnen Lieferung. Bei monatlicher Sammelrechnung führt das in der Regel zu keinen Komplikationen, da alle Lieferungen im selben Voranmeldungszeitraum liegen.
Wenn der Lieferzeitraum über zwei Voranmeldungszeiträume reicht (z. B. 15. März bis 15. April), muss die USt pro Liefertag korrekt zugeordnet werden — am einfachsten durch zwei getrennte Sammelrechnungen pro Monat.
KontokorrentrechnungEine Sonderform ist die Kontokorrentrechnung im Sinne von §355 HGB: der Kaufmann führt mit seinem Kunden ein laufendes Konto, einzelne Lieferungen werden gebucht, der Saldo am Ende eines Zeitraums (meist Quartal) ist die zu zahlende Forderung. Diese Form ist im Großhandel üblich, erfordert aber eine besondere Vereinbarung.Skonto und Mahnungen
Bei Sammelrechnungen ist Skonto auf die Gesamtsumme üblich. Mahnungen beziehen sich ebenfalls auf die Gesamtrechnung — Teil-Mahnungen einzelner Lieferungen sind möglich, aber unüblich.
Reverse Charge und EU-Lieferungen
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen darf die Sammelrechnung nur Lieferungen eines Monats umfassen — die Zusammenfassende Meldung (ZM) wird pro Monat erstellt, sodass eine Sammelrechnung über Monatsgrenzen die Meldung erschwert.
Typische Fehler
- Liefertage fehlen — der Beleg ist umsatzsteuerlich unvollständig.
- Lieferscheine nicht referenziert — der Kunde kann die Rechnung schlecht prüfen.
- USt-Zuordnung über Voranmeldungszeiträume hinweg nicht beachtet.
- Mehrere Steuersätze gemischt, ohne sie pro Position klar zu trennen.
- Sammelrechnung über zu langen Zeitraum — Liquidität leidet.
Vorteile für KMU
- Weniger Belege im System
- Geringerer Verwaltungsaufwand für Versand und Mahnwesen
- Klare Übersicht für den Kunden
- Einheitliche Zahlungsbedingungen pro Monat
Praxis-Tipp
Vereinbare mit Bestandskunden monatliche Sammelrechnungen mit klar definiertem Abrechnungszeitraum und einheitlichem Zahlungsziel. In Billboy fasst du mehrere Lieferscheine zu einem Beleg-Typ "Sammelrechnung" zusammen — die Lieferzeitpunkte werden pro Position übernommen und der Bezug zu jedem einzelnen Lieferschein bleibt nachvollziehbar.