Wer Vorleistung erbringt, will absichern. Eine Anzahlungsrechnung verlangt Geld, bevor die Leistung fertig ist — typisch bei Projekten, Bauleistungen, individuellen Aufträgen. Sie hat einen wesentlichen Unterschied zur normalen Rechnung: Die Umsatzsteuer entsteht erst mit Zahlungseingang, nicht mit Rechnungsstellung.
Wann entsteht die Umsatzsteuer?
Nach §13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a Satz 4 UStG entsteht die USt bei Anzahlungen im Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts. Konkret: Wenn das Geld auf deinem Konto eingeht — nicht wenn du die Anzahlungsrechnung schreibst.
Das bedeutet: Du kannst eine Anzahlungsrechnung schreiben, ohne sofort USt zu schulden. Erst der Geldeingang löst die USt-Pflicht aus.
Pflichtangaben
Alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG plus:
- Hinweis "Anzahlungsrechnung" oder "Vorauszahlung" — eindeutig, damit keine Verwechslung mit der Schlussrechnung entsteht.
- Bezug zum Auftrag oder Angebot, damit die Anzahlung später zugeordnet werden kann.
- Hinweis: "Wird auf die Schlussrechnung angerechnet."
- Voraussichtlicher Leistungszeitraum, sofern bekannt.
Welche USt ausweisen?
Die USt wird auf den Brutto-Anzahlungsbetrag berechnet — sprich, die Anzahlung selbst ist netto + USt. Üblich ist die Aufteilung: Anzahlungsbetrag netto, USt, Anzahlung brutto.
Auftrag: 20.000 EUR netto + 3.800 EUR USt = 23.800 EUR brutto
Anzahlung 30 % = 7.140 EUR brutto
Davon: 6.000 EUR netto + 1.140 EUR USt
Mehrere Anzahlungen
Du darfst mehrere Anzahlungen vereinbaren — z. B. 30 % bei Auftrag, 30 % nach Konzept-Abnahme, 40 % nach Lieferung. Jede Anzahlung wird mit eigener Rechnung gestellt und löst mit Zahlungseingang separat USt-Pflicht aus.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung rechnet die Gesamtleistung ab und zieht alle Anzahlungen offen ab. Wichtig: Jede Anzahlung wird mit Datum, Nummer, Netto- und USt-Betrag aufgelistet, sonst entsteht eine doppelte USt-Schuld.
Was passiert bei Stornierung?
Wenn der Auftrag nach einer Anzahlung storniert wird, musst du das Anzahlungs-Entgelt zurückzahlen oder verrechnen. Die USt wird im Voranmeldungszeitraum der Rückzahlung nach §17 UStG korrigiert. Eine Stornorechnung mit Bezug auf die Anzahlungsrechnung dokumentiert den Vorgang.
Anzahlungen bei Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine USt aus. Die Anzahlungsrechnung läuft formal wie eine normale Rechnung, der §19-Hinweis ist obligatorisch. USt-Pflicht entsteht nicht — auch nicht mit Zahlungseingang.
Soll- vs. Ist-Versteuerung
Bei der Ist-Versteuerung (§20 UStG) entsteht die USt generell erst mit Zahlungseingang. Bei der Soll-Versteuerung entsteht sie sonst mit Rechnungsstellung. Bei Anzahlungen gilt aber für beide Verfahren: USt mit Geldeingang. Das ist eine wichtige Sonderregel.
Verbuchung beim Kunden
Der Kunde darf die Vorsteuer aus der Anzahlungsrechnung ziehen, sobald er die Anzahlung tatsächlich gezahlt hat und die Rechnung den Pflichtangaben entspricht. Mit Eingang der Schlussrechnung wird die Anzahlungs-Vorsteuer storniert und die Vorsteuer aus der Schlussrechnung gezogen.
USt-Schwelle: wann besteht Anzahlungs-Pflicht?
Es gibt keine gesetzliche Untergrenze. Sobald Geld vor Leistungserbringung fließt, gilt das USt-rechtlich als Anzahlung. Bagatellbeträge (z. B. Vorkasse-Versand bis 50 EUR) werden in der Praxis oft mit der Schlussrechnung direkt kombiniert, sind aber technisch trotzdem Anzahlungen.
Anzahlungen bei Reverse Charge
Bei Reverse-Charge-pflichtigen Leistungen (§13b UStG) schuldet der Empfänger die USt — bereits bei Anzahlung. Du als Leistender weist keine USt aus, vermerkst aber den Reverse-Charge-Hinweis auf der Anzahlungsrechnung.
Typische Fehler
- Kein Hinweis "Anzahlungsrechnung" — wird mit Schlussrechnung verwechselt.
- USt-Schuld bei Soll-Versteuerung sofort gemeldet, obwohl noch kein Geldeingang.
- Anzahlungen in der Schlussrechnung vergessen — Doppelbesteuerung.
- USt-Korrektur bei Storno nicht durchgeführt.
- Bei Reverse Charge USt fälschlich ausgewiesen.
Kunden überzeugen
Anzahlungen sind ungewohnt für Kunden, vor allem im Privatbereich. Argumentiere mit:
- Materialeinkauf vor Leistung
- Fertigung individueller Produkte
- Schutz beider Parteien vor Auftragsabbruch
- Branchenüblichkeit (Bau, Handwerk, Software)
Praxis-Tipp
Vereinbare Anzahlungen schon im Angebot, definiere Höhe und Zeitpunkt klar und verknüpfe sie mit konkreten Meilensteinen. In Billboy erstellst du Anzahlungsrechnungen mit eigenem Hinweis "Anzahlung", die in der späteren Schlussrechnung als Abzugspositionen automatisch referenziert werden — so vermeidest du, eine geleistete Anzahlung später zu vergessen.