"E-Rechnung" ist seit 2025 für viele KMU Pflicht. Schon im Vorfeld diskutieren Foren und Buchhaltungs-Kreise über ZUGFeRD und XRechnung. Beide Standards setzen die EU-Norm EN 16931 um — und doch sind sie für KMU unterschiedlich praktikabel. Welcher Standard sich wann eignet und worauf du beim Umstieg achten solltest.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 ist ein strukturierter Datensatz, der automatisch verarbeitet werden kann. Ein bloßes PDF reicht nicht — das PDF ist nur ein Bild der Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare Felder für Empfänger, Beträge, Steuersätze und Positionen.
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format. Es wurde 2020 von der KoSIT für den deutschen Behördenverkehr (B2G) entwickelt und ist seitdem für Rechnungen an die öffentliche Hand verpflichtend.
Stärken
- Vollständig strukturierte Daten
- Maschinell direkt auswertbar
- Pflicht für Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen
Schwächen
- Mensch kann das XML ohne Viewer nicht lesen
- Sieht hässlich aus, wenn der Kunde es im Browser öffnet
- Erfordert XML-fähige Empfänger-Systeme
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Du siehst das PDF wie gewohnt, der Empfänger kann die XML-Datei automatisch verarbeiten. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3, basierend auf EN 16931.
Stärken
- Sieht aus wie eine normale Rechnung (PDF)
- Strukturierte XML eingebettet
- Lesbar für Mensch und Maschine
- Akzeptiert von B2B und mit Profile EXTENDED auch von Behörden
Schwächen
- Größere Dateigröße als reines XML
- Mehrere Profile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED) — Verwechslungsgefahr
Welches Format für welchen Empfänger?
| Empfänger | Empfohlenes Format |
|---|---|
| Behörde (Bund/Land/Kommune) | XRechnung oder ZUGFeRD EXTENDED |
| Großkunde mit ERP/SAP | ZUGFeRD oder XRechnung |
| KMU-Geschäftskunde | ZUGFeRD (PDF mit XML) |
| Privatkunde | PDF reicht weiter (keine E-Rechnungspflicht) |
Was ist 2025 Pflicht?
Ab 01.01.2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (B2B). Für den Versand gelten Übergangsregelungen:
- Bis 31.12.2026: PDF-Rechnungen weiter zulässig
- Bis 31.12.2027: kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR) dürfen PDF nutzen
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen
Privatkunden sind ausgenommen — an sie dürfen weiter PDF-Rechnungen gehen.
Empfang umsetzen
Wer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können muss, braucht eine Möglichkeit, ZUGFeRD- und XRechnung-Belege zu öffnen und in die Buchhaltung einzulesen. In der Praxis reicht meist:
- Eine E-Mail-Inbox für Rechnungen
- Ein PDF-Viewer für ZUGFeRD
- Ein XML-Viewer oder eine Software, die XRechnung anzeigt
- Eine Schnittstelle in die Buchhaltung
Versand umsetzen
Wer ab 2027/2028 selbst E-Rechnungen versenden muss, braucht eine Rechnungs-Software, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt. Manuelle Erstellung per Excel ist ausgeschlossen — die XML-Struktur ist zu komplex.
Welches Profil bei ZUGFeRD?
Für KMU-B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 (Comfort) Standard. Es enthält alle Pflichtfelder der EU-Norm und ist breit akzeptiert. Höhere Profile (EXTENDED) brauchst du nur bei besonderen Anwendungsfällen.
PEPPOL als Transportweg
PEPPOL ist ein offenes Netzwerk für den elektronischen Rechnungsversand. Es ergänzt ZUGFeRD/XRechnung um einen sicheren Transportweg. Pflicht ist es nicht, in vielen Branchen aber Standard für B2G und größere B2B.
Typische Fehler beim Umstieg
- PDF mit ZUGFeRD verwechselt — ein bloßes PDF ist keine E-Rechnung.
- Falsches Profil bei ZUGFeRD verwendet (z. B. MINIMUM für volle Rechnung).
- USt-ID des Empfängers fehlt bei B2B-XRechnung.
- Empfänger nicht informiert, dass ab 2025 die Rechnung anders aussieht.
Praxis-Tipp
Für die meisten KMU ist ZUGFeRD 2.3 Profil EN 16931 die richtige Wahl: PDF-Optik bleibt, der Empfang ist mit jeder Buchhaltung möglich und es deckt B2B und (mit Profil EXTENDED) auch B2G ab. In Billboy erstellst du Rechnungen wahlweise als PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML — der Versand passt sich pro Kunde an den jeweiligen Bedarf an.