Wer Geld vor der Leistung sehen will, schreibt eine Vorausrechnung oder eine Anzahlungsrechnung. Beide Begriffe werden im Alltag oft vermischt, juristisch und steuerlich sind sie aber klar getrennt. Der entscheidende Punkt: Was hat der Kunde gezahlt und für welche Leistung?
Definition Vorausrechnung
Eine echte Vorausrechnung ist eine Rechnung über die vollständige Leistung, ausgestellt vor Leistungserbringung. Sie soll den Kunden zur vollen Zahlung im Voraus bringen. Üblich ist sie bei Webhosting, Software-Lizenzen, Kursen oder bei Neukunden, denen man noch nicht auf offene Rechnung liefert.
Definition Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung dokumentiert eine Teilzahlung auf eine später erst zu erbringende oder noch laufende Leistung. Der typische Fall: 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung, der Rest nach Lieferung über die Schlussrechnung.
Steuerliche Behandlung
Beide Belege sind umsatzsteuerlich Anzahlungsrechnungen im Sinne von §14 Abs. 5 UStG, sobald der Kunde gezahlt hat. Die Umsatzsteuer entsteht nach §13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a S. 4 UStG schon mit Zufluss des Geldes — nicht erst mit der Leistungserbringung. Das gilt für Voraus- und Anzahlungsrechnung gleichermaßen.
Wichtig: Eine Rechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung darfst du nur mit dem Hinweis "Anzahlung" oder "Vorauszahlung" stellen. Ohne diesen Zusatz und ohne tatsächliche Zahlung droht eine doppelte USt-Schuld, weil die Schlussrechnung den Vorgang dann noch einmal komplett besteuert.
Pflichtangaben
Beide Belege brauchen alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG, ergänzt um drei Besonderheiten:
- Hinweis auf die Anzahlung, z. B. "Anzahlungsrechnung", "Vorauszahlung" oder "1. Teilrechnung".
- Voraussichtlicher Leistungszeitraum, falls bekannt — bei reiner Vorauszahlung reicht ein Hinweis, dass die Leistung noch zu erbringen ist.
- Verrechnungshinweis: "Wird auf die Schlussrechnung angerechnet."
Was passiert in der Schlussrechnung?
In der Schlussrechnung wird der gesamte Auftrag abgerechnet — also die volle Leistung. Anzahlungen werden anschließend offen abgezogen, getrennt nach Netto und Umsatzsteuer. Wer hier schludert und nur den Restbetrag ausweist, riskiert eine Doppelbesteuerung der Anzahlung.
Beispiel
Auftrag: 10.000 EUR netto + 1.900 EUR USt = 11.900 EUR brutto. Anzahlung: 3.000 EUR netto + 570 EUR USt = 3.570 EUR brutto. Schlussrechnung: 10.000 EUR netto + 1.900 EUR USt = 11.900 EUR brutto, davon Abzug Anzahlung 3.000 EUR netto + 570 EUR USt = 3.570 EUR. Zu zahlen: 8.330 EUR.
Vorausrechnung bei Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach §19 UStG dürfen weder USt ausweisen noch Anzahlungs-USt schulden. Eine Vorausrechnung läuft hier wie eine normale Rechnung — ohne Umsatzsteuer und mit dem üblichen §19-Hinweis. Sobald die Leistung erbracht ist, ist meist keine Schlussrechnung mehr nötig.
Wann Voraus, wann Anzahlung?
- Vorausrechnung: kurze Leistungsdauer, Standardprodukte, Online-Geschäfte, Erstbestellungen.
- Anzahlungsrechnung: längere Projekte, Bau, Handwerk, individuelle Aufträge, Sicherung gegen Stornorisiko.
Typische Fehler
- Vorausrechnung ohne Zahlungseingang gestellt und dann USt abgeführt — die Rechnung darf in der Form gar nicht raus.
- Anzahlung ohne Hinweis "Anzahlung" — die Rechnung wirkt wie eine Komplettrechnung.
- Schlussrechnung ohne saubere Abgrenzung der bereits angezahlten Beträge.
- Mehrere Anzahlungen — Schlussrechnung muss alle einzeln auflisten.
Praxis-Tipp
Wenn du häufig mit Anzahlungen arbeitest, lege dir ein klares Vorgehen zurecht: Auftragsbestätigung → Anzahlungsrechnung → (ggf. weitere Teilrechnungen) → Schlussrechnung. In Billboy entstehen Anzahlungs- und Schlussrechnung jeweils als eigene Rechnung mit eigener Nummer; den Anzahlungsabzug ergänzt du als Position in der Schlussrechnung mit negativem Betrag und korrekter USt-Aufteilung.