Eine Rechnung kommt rein und wird gebucht — so läuft es in vielen Betrieben. Was viele unterschätzen: Du als Empfänger bist verpflichtet, die Rechnung auf formale Korrektheit zu prüfen. Fehlt eine Pflichtangabe, riskierst du deinen Vorsteuerabzug. Das Finanzamt prüft beim Vorsteuerabzug streng — und im Zweifel gehst du leer aus.
Warum überhaupt prüfen?
Nach §15 Abs. 1 Nr. 1 UStG ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält. Eine Pflichtangabe weniger und die Vorsteuer ist umstritten — gerade bei größeren Beträgen kann das richtig teuer werden.
Pflichtangaben zur Prüfung
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer oder USt-ID des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Lieferzeitpunkt oder -zeitraum
- Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Steuerbefreiungshinweis
- Hinweis auf Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Kleinunternehmerregelung (sofern zutreffend)
Plausibilitätsprüfung
Über die formale Prüfung hinaus gehört zur sauberen Rechnungseingangskontrolle auch eine Plausibilitätsprüfung:
- Entspricht die Lieferung der Bestellung?
- Stimmen Mengen und Preise mit dem Lieferschein überein?
- Sind die Konditionen (Skonto, Zahlungsziel) korrekt?
- Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
§14 Abs. 3 UStG verlangt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren für eingehende elektronische Rechnungen. In der Praxis bedeutet das einen festen Workflow: Wer prüft, wer bucht, wer freigibt. Bei kleinen Betrieben reicht ein einfacher Vier-Augen-Check, bei größeren ein dokumentierter Prozess.
Frist für Reklamation
Eine konkrete Frist im Gesetz gibt es nicht, aber praktisch musst du vor der Buchung reklamieren. Sobald du die Rechnung gebucht und USt geltend gemacht hast, wird die Korrektur aufwendig. Üblich sind 7 bis 14 Tage nach Eingang, um den Lieferanten um Korrektur zu bitten.
Was tun bei fehlerhaftem Beleg?
- Lieferant kontaktieren, Korrektur oder Stornorechnung anfordern
- Bis zur Korrektur keine Vorsteuer ziehen
- Korrigierten Beleg im Archiv ergänzen
- Buchung mit korrekter USt vornehmen
GoBD und Rechnungseingang
Nach GoBD musst du eingehende Rechnungen:
- im Originalformat (PDF, XML) speichern
- 10 Jahre revisionssicher aufbewahren (§147 AO)
- jederzeit auswertbar und auffindbar halten
- vor unbefugter Änderung schützen
Ein Ausdruck der E-Mail-Rechnung und Ablage im Aktenordner reicht nicht — das Original ist die digitale Datei.
Doppelte Rechnungen
Manche Lieferanten verschicken Rechnungen doppelt (Papier + E-Mail). Bei der Buchung musst du sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal gebucht wird. Eine eindeutige Buchungs-Sperre auf Rechnungsnummer-Ebene hilft.
Reverse Charge prüfen
Bei Rechnungen aus dem Ausland prüfe besonders:
- USt-ID des ausländischen Lieferanten gültig (qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt)
- Reverse-Charge-Hinweis vorhanden
- Keine deutsche USt ausgewiesen
- Korrekte Behandlung in der USt-Voranmeldung (steuerbares Reverse-Charge-Volumen)
Kleinbetragsrechnungen prüfen
Bei Rechnungen bis 250 EUR brutto gelten die reduzierten Pflichtangaben nach §33 UStDV. Trotzdem muss der Steuersatz erkennbar sein — ein bloßer Bruttobetrag ohne Hinweis "inkl. 19 % USt" reicht nicht für den Vorsteuerabzug.
Aufbewahrungspflicht
Eingehende Rechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO). Bei Bauleistungen verlangt der Lieferant ggf. den 2-Jahres-Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden — Unternehmer haben generell 10 Jahre.
Typische Fehler
- Vorsteuer aus unvollständiger Rechnung gezogen — wird vom Finanzamt rückwirkend nicht anerkannt.
- Eingehende Rechnungen nicht im Original gespeichert — GoBD-Verstoß.
- Rechnungsnummer nicht erfasst — doppelte Buchungen möglich.
- Plausibilitätsprüfung nur sporadisch — Risiko falscher oder gefälschter Rechnungen.
- Reverse-Charge-Hinweis übersehen — falsche USt-Behandlung.
Software-gestützte Prüfung
Moderne Rechnungs-Eingangs-Workflows lesen ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten automatisch aus und prüfen Pflichtangaben sofort. Das reduziert Fehler und macht die Aufbewahrung automatisch GoBD-konform.
Praxis-Tipp
Etabliere einen klaren Workflow für Eingangsrechnungen: prüfen → bei Bedarf reklamieren → buchen → archivieren. Wer ZUGFeRD- oder XRechnung-Belege empfängt, kann mit einer modernen Buchhaltungs-Software den Großteil der Prüfung automatisieren. Für eigene Rechnungen achte darauf, dass jede ausgehende Rechnung vollständig und prüfbar ist — Billboy stellt die Pflichtangaben automatisch sicher, sodass deine Kunden keine Rückfragen haben.