Bei langlaufenden Aufträgen — Software-Projekten, Bauleistungen, Beratungsmandaten — kann es Monate dauern, bis die Schlussrechnung gestellt wird. Wer so lange ohne Zahlung in Vorleistung geht, riskiert Liquidität und Ausfall. Die Teilrechnung ist die übliche Lösung: Du rechnest bereits abgegrenzte Leistungsteile ab, der Kunde zahlt anteilig.
Wann ist eine Teilrechnung erlaubt?
Eine Teilrechnung setzt voraus, dass ein abgrenzbarer Teil der Leistung erbracht ist. Das unterscheidet sie von der Anzahlungsrechnung, bei der noch nichts geliefert sein muss. Voraussetzung ist außerdem eine vertragliche Grundlage — entweder durch Angebot, Auftrag oder eine explizite Vereinbarung mit Zahlungsplan.
Im Werkvertragsrecht regelt §632a BGB die Abschlagszahlung, die der Teilrechnung im Bau- und Handwerksbereich entspricht. In anderen Branchen reicht eine ausdrückliche Vereinbarung im Angebot oder Vertrag.
Pflichtangaben
Eine Teilrechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung nach §14 UStG, mit zwei Besonderheiten:
- Eindeutiger Hinweis: "Teilrechnung Nr. 1 zu Auftrag XYZ", damit der Beleg nicht mit einer Schlussrechnung verwechselt wird.
- Beschreibung des abgerechneten Leistungsteils: nicht der gesamte Auftrag, sondern was tatsächlich erbracht wurde.
USt-Behandlung
Mit Stellung der Teilrechnung entsteht die Umsatzsteuer, weil ein abgrenzbarer Leistungsteil bereits erbracht und damit umsatzsteuerlich vollendet ist. Das gilt unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt. Anders als bei der Anzahlungsrechnung musst du also nicht auf den Zahlungseingang warten, sondern bist mit der Rechnung selbst in der USt-Pflicht.
Beispiel
Projekt: Webshop für 24.000 EUR netto. Vereinbarter Zahlungsplan: 33 % nach Konzept, 33 % nach Design, 34 % nach Go-Live. Nach Abnahme der Konzeptphase wird die erste Teilrechnung über 8.000 EUR + 1.520 EUR USt = 9.520 EUR gestellt.
Schlussrechnung nach Teilrechnungen
Sind alle Leistungen erbracht, folgt die Schlussrechnung. Sie listet:
- Die gesamte erbrachte Leistung (Bruttoauftragswert).
- Alle bisherigen Teilrechnungen mit Datum, Nummer, Netto- und USt-Beträgen.
- Den verbleibenden Restbetrag.
Wichtig ist die saubere Trennung von Netto und USt bei jeder einzelnen Teilrechnung — das Finanzamt prüft, ob die bereits abgeführte USt korrekt verrechnet wird.
Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Streng genommen ist die Abschlagsrechnung eine Sonderform der Teilrechnung im Bauwesen und in Werkverträgen (§632a BGB). In allen anderen Branchen sprechen wir von Teilrechnung. Steuerlich behandelt das Finanzamt sie nahezu identisch.
Sonderfall: vorläufige Schlussrechnung
Manchmal ist die finale Leistung schon erbracht, einzelne Positionen sind aber noch strittig oder offen. In diesem Fall stellt sich die Frage nach einer vorläufigen Schlussrechnung — sie ist möglich, sollte aber als solche bezeichnet und durch eine echte Schlussrechnung ersetzt werden, sobald Klarheit herrscht.
Typische Fehler
- Teilrechnung ohne Bezug zum Hauptauftrag — Kunde und Finanzamt erkennen den Zusammenhang nicht.
- Teilrechnungen ohne fortlaufende Nummerierung — schwer zu verrechnen.
- Doppelte Abrechnung in Teil- und Schlussrechnung — Doppelbesteuerung droht.
- USt-Korrektur vergessen, wenn ein Teilauftrag storniert wird.
Praxis-Tipp
Lege im Angebot oder Vertrag schon den Zahlungsplan fest und nummeriere Teilrechnungen klar (Teilrechnung 1/3, 2/3 usw.). In Billboy nutzt du den DocumentType "Rechnung" für jede Teilrechnung, ergänzt um eine eigene Position mit Bezug auf Angebot oder Auftrag — die Schlussrechnung listet anschließend alle bisherigen Belegnummern als Abzugspositionen.