Die Schlussrechnung ist der finale Beleg eines mehrteiligen Auftrags. Sie schließt das Projekt buchhalterisch und vertraglich ab. Wer hier einen Fehler macht, riskiert eine doppelte Umsatzsteuer-Belastung — beim Kunden den verlorenen Vorsteuerabzug und bei sich selbst eine Nacherklärungspflicht. Deshalb ist die Schlussrechnung der formal anspruchsvollste Beleg im Rechnungswesen.
Was ist eine Schlussrechnung?
Eine Schlussrechnung beendet einen Auftrag, der mit Anzahlungs-, Teil- oder Abschlagsrechnungen begleitet wurde. Sie rechnet die gesamte erbrachte Leistung ab und zieht alle bisherigen Zahlungen offen, getrennt nach Netto und USt ab.
Pflichtangaben
Alle Standard-Angaben nach §14 UStG sowie:
- Eindeutiger Hinweis "Schlussrechnung"
- Gesamtleistung mit Netto, USt und Brutto
- Liste aller bisherigen Belege (Datum, Nummer, Netto, USt) — als offener Abzug, nicht als simple Saldo-Berechnung
- Restzahlung mit Fälligkeitsdatum
Beispiel-Struktur
Projekt: Komplettsanierung Bad
Gesamtleistung: 30.000 EUR netto + 5.700 EUR USt = 35.700 EUR brutto
Abschlagsrechnungen:
AR-2026-014 vom 12.01.2026: 10.000 EUR netto + 1.900 EUR USt = 11.900 EUR
AR-2026-022 vom 08.03.2026: 12.000 EUR netto + 2.280 EUR USt = 14.280 EUR
Summe Abschläge: 22.000 EUR netto + 4.180 EUR USt = 26.180 EUR
Restzahlung: 8.000 EUR netto + 1.520 EUR USt = 9.520 EUR
Warum die offene Verrechnung wichtig ist
Würdest du nur den Restbetrag als "Schlussrechnung" ausstellen, würden Finanzamt und Kunde nicht erkennen, dass die Gesamtleistung bereits zum Teil besteuert wurde. Die offene Aufstellung verhindert, dass der Kunde versehentlich zweimal Vorsteuer zieht und du zweimal Umsatzsteuer abführst.
Wenn der Endbetrag negativ ist
Sind die Abschläge insgesamt höher als die tatsächlich erbrachte Gesamtleistung, ergibt sich ein negativer Restbetrag. Das bedeutet, du musst dem Kunden Geld zurückzahlen. In der Schlussrechnung wird der Rückzahlungsbetrag offen ausgewiesen — die USt-Korrektur erfolgt nach §17 UStG.
Sicherheitseinbehalt
Im Handwerk kürzt der Kunde häufig 5 % des Bruttobetrags als Gewährleistungssicherheit. Dieser Betrag wird in der Schlussrechnung ausgewiesen, ändert aber nichts an der USt-Schuld. Du führst die USt auf die volle Leistung ab — den Sicherheitseinbehalt bekommst du erst nach Ablauf der Gewährleistung ausgezahlt.
Mehrere Leistungszeitpunkte
Werden Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen (7 % und 19 %) abgerechnet, müssen Abschläge und Gesamtleistung pro Steuersatz getrennt aufgeführt werden. Das gilt besonders bei Restaurants, Druckereien oder bei gemischten Aufträgen.
Schlussrechnung bei Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine USt aus, die Schlussrechnung listet nur Netto-Beträge und den Hinweis auf §19. Trotzdem müssen alle bisherigen Abschläge offen abgezogen werden, damit der Kunde den Gesamtvorgang nachvollziehen kann.
Frist
Eine Schlussrechnung sollte unmittelbar nach Abnahme der Leistung ausgestellt werden, spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Leistungsausführung (§14 Abs. 2 UStG). Wer länger wartet, riskiert Ärger mit dem Finanzamt und ist im Verzug seiner Vertragspflichten.
Typische Fehler
- Nur den Restbetrag abrechnen ohne offene Auflistung der Abschläge.
- USt-Aufteilung vergessen, wenn 7 % und 19 % gemischt werden.
- Falsche Abschlagsnummern oder Belege übersehen.
- Sicherheitseinbehalt vom Nettobetrag abgezogen statt vom Bruttobetrag.
- Schlussrechnung ohne Hinweis "Schlussrechnung" — Kunde verrechnet nicht.
Praxis-Tipp
Erstelle die Schlussrechnung am besten in zwei Schritten: Erst die gesamte Leistung in einer Tabelle aufführen, dann alle Abschläge als Abzug ergänzen. In Billboy hinterlegst du alle vorangegangenen Belege als Referenz und ergänzt sie in der Schlussrechnung als negative Positionen mit Beleg-Nr. — die USt wird dann automatisch in der korrekten Aufteilung berechnet.