"Lückenlos" gehört zu den am häufigsten gegoogelten Wörtern im deutschen Rechnungswesen. Was viele nicht wissen: Das Wort steht in §14 UStG gar nicht. Vorgeschrieben ist eine einmalige fortlaufende Nummer — und das ist etwas anderes als lückenlos. Wer den Unterschied kennt, vermeidet ärgerliche Diskussionen mit dem Finanzamt und kann seine Nummernkreise pragmatisch aufbauen.
Was steht im Gesetz?
§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt: "eine vom Aussteller einmalig vergebene fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird."
Zwei wichtige Punkte stecken in diesem Satz:
- Einmalig: Keine Nummer darf zweimal vergeben werden.
- Fortlaufend: Die Nummern müssen einer logischen Reihenfolge folgen.
Das bedeutet nicht, dass jede Zahl lückenlos vergeben sein muss. Lücken sind erlaubt, solange sie sich logisch erklären lassen (z. B. mehrere Nummernkreise, Storno-Belege).
Mehrere Nummernkreise
Du darfst mehrere Nummernkreise parallel führen, solange jede Nummer eindeutig bleibt. Übliche Aufteilungen:
- Nach Jahr: RE-2026-0001, RE-2026-0002 …
- Nach Belegtyp: RE-… für Rechnungen, AN-… für Angebote, LS-… für Lieferscheine
- Nach Mandant oder Standort: B-RE-2026-001 für Berlin, M-RE-2026-001 für München
Wichtig: Innerhalb eines Kreises müssen die Nummern fortlaufend sein. Übergreifend müssen sie einmalig sein.
Was zählt als Lücke?
Eine Lücke entsteht z. B. wenn:
- Eine Rechnung versehentlich gelöscht wurde (sollte nicht passieren).
- Eine Rechnung storniert wurde (Original bleibt erhalten + Stornorechnung).
- Ein Nummernkreis aus mehreren Quellen gemischt wird (z. B. Mandant 1 und Mandant 2).
Echte Lücken durch versehentliches Löschen sind ein Indiz für unsaubere Buchführung. Das Finanzamt darf zwar nicht jede Lücke verfolgen, aber bei einer Betriebsprüfung führt sie zu Diskussionen.
Buchstaben und Sonderzeichen erlaubt?
Ja. §14 UStG verlangt "Zahlenreihen" und schließt eine ergänzende Buchstaben- oder Symbolverwendung nicht aus. Üblich sind:
- Präfix für Belegtyp: RE-, AN-, LS-, AB-
- Jahreszahl: 2026-
- Mandanten-/Niederlassungskürzel
Beispiel: RE-2026-0123 ist eine perfekt gültige Rechnungsnummer.
Stornorechnungen
Stornorechnungen brauchen ebenfalls eine Nummer. Es gibt zwei übliche Wege:
- Originalnummer + "-GS": RE-2026-0123 → RE-2026-0123-GS
- Eigene Stornonummer: ST-2026-0001 oder gleicher Nummernkreis wie Rechnungen
Beide Varianten sind zulässig. Wichtig ist nur, dass jede Stornorechnung einen eindeutigen Bezug zur Originalrechnung hat.
Stornoreihenfolge und Lücken
Wenn du Rechnung RE-2026-0123 stornierst und neu schreibst, bekommt die neue Rechnung die nächste freie Nummer (z. B. RE-2026-0145). Die Original-RE bleibt im Bestand. Es entsteht keine Lücke, weil die alte Rechnung weiterhin existiert (nur als storniert markiert).
Mehrere Mandanten
Bei Multi-Mandanten-Setups führst du pro Mandant einen eigenen Nummernkreis. Wer als Einzelunternehmer und gleichzeitig als GmbH-Geschäftsführer abrechnet, hat zwei vollständig getrennte Nummernkreise.
Manuelle vs. automatische Vergabe
Manuelle Vergabe (Excel, Word) ist fehleranfällig — doppelte Nummern, Lücken oder Tippfehler. Eine Rechnungssoftware sollte Nummern datenbankseitig gesperrt vergeben, sodass auch bei mehreren Nutzern keine Doppelvergabe entstehen kann.
Was tun bei einer doppelten Nummer?
Storno der falschen Rechnung, neue Nummer für die korrekte Rechnung. Dokumentation des Vorfalls — gerade bei Betriebsprüfungen hilft eine Notiz, warum die Doppelung entstanden ist.
Typische Fehler
- Nummernkreise gemischt (Rechnung und Angebot in einer Reihe) — schwer zu verwalten.
- Manuelle Vergabe in Excel — Doppelungen und Lücken.
- Beim Jahreswechsel nicht zurückgesetzt — die Nummer wird unhandlich lang.
- Stornorechnungen ohne Bezug zur Originalnummer.
Praxis-Tipp
Lege pro Belegtyp einen eigenen Nummernkreis mit Jahresprefix fest und überlass die Vergabe komplett der Software. In Billboy nutzt jeder DocumentType (Rechnung, Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Stornorechnung) einen eigenen Präfix; die Nummern werden datenbankseitig gesperrt vergeben, sodass auch bei vielen parallelen Nutzern keine Doppelung entstehen kann.