Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 Abs. 4 genau vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Fehlt auch nur eine Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.
Die 10 Pflichtangaben
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, lückenlos)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Vorab vereinbarte Minderungen (Skonti, Rabatte)
- Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (bei Reverse Charge)
Lückenlose Rechnungsnummern
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein. Das bedeutet nicht, dass keine Lücken entstehen dürfen — aber jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Billboy generiert automatisch lückenlose Nummernkreise mit konfigurierbaren Präfixen (z. B. RE-2026-0001).
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen bis 250 EUR brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Es reichen: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Was passiert bei fehlenden Angaben?
Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formell ungültig. Der Empfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Rechnung kann aber nachträglich berichtigt werden — das Finanzamt muss die Berichtigung akzeptieren.
Tipp: Automatisierung mit Billboy
Billboy prüft automatisch, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, bevor eine Rechnung finalisiert wird. Steuernummer, USt-IdNr., Nummernkreise und Pflichttexte werden aus den Firmeneinstellungen übernommen.