Wenn ein Kunde nicht zahlt, willst du Druck machen und entstandene Kosten weitergeben. Mahngebühren sind dafür das übliche Werkzeug. Damit du sie aber tatsächlich erheben darfst, müssen sie rechtlich vereinbart und der Höhe nach angemessen sein — sonst lässt der Kunde sie einfach unbezahlt und ein Gericht würde sie kürzen.
Rechtsgrundlage Mahngebühren
Mahngebühren sind Verzugsschaden nach §286 und §288 BGB. Du darfst nur die Kosten verlangen, die tatsächlich entstanden sind — also Porto, Material, Bearbeitungsaufwand. Pauschale Mahngebühren ohne Bezug zur tatsächlichen Aufwendung sind zwar üblich, müssen aber realistisch sein. Üblich sind 2,50 bis 5,00 EUR pro Mahnung.
Bei B2B-Forderungen kommt §288 Abs. 5 BGB hinzu: Du darfst eine Verzugskostenpauschale von 40 EUR verlangen, sobald der Kunde in Verzug ist. Diese Pauschale ist gesetzlich verankert und braucht keine vertragliche Grundlage.
Was muss auf die Rechnung?
Auf der Rechnung selbst kündigst du Mahngebühren und Verzugszinsen an. Üblich ist ein kurzer Hinweis im Fußbereich:
Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum. Bei Zahlungsverzug berechnen wir Mahngebühren in Höhe von 5,00 EUR pro Mahnung sowie Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§288 BGB). Bei Geschäftskunden gilt zusätzlich die Verzugskostenpauschale von 40,00 EUR (§288 Abs. 5 BGB).
Verzugszinsen
Verzugszinsen sind klar geregelt:
- Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB)
- B2B: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 2 BGB)
Der Basiszinssatz wird halbjährlich neu festgelegt (Deutsche Bundesbank). Stand Mai 2026 liegt er bei rund 3 %, d. h. der Verzugszins für B2B liegt bei etwa 12 %.
Wann beginnt der Verzug?
Der Schuldner gerät automatisch in Verzug:
- 30 Tage nach Rechnungsstellung oder Fälligkeit, wenn die Rechnung dem Schuldner zugegangen ist (§286 Abs. 3 BGB).
- Schon vorher, wenn ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung steht und es überschritten ist.
- Bei Privatkunden ist die 30-Tage-Regel nur wirksam, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.
Deshalb lohnt sich ein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung: "Zahlbar bis 28.05.2026." Damit beginnt der Verzug am 29.05. — ohne dass du eine Mahnung schicken musst.
Mahnstufen
Im deutschen Recht gibt es keine vorgeschriebenen Mahnstufen. Üblich sind drei Stufen:
- Zahlungserinnerung (oft kostenlos, ohne Verzugsfolgen)
- 1. Mahnung mit Gebühr und Verzugszinsen
- 2. Mahnung mit höherer Gebühr und Ankündigung gerichtlicher Schritte
Manche gehen direkt nach 30 Tagen in den gerichtlichen Mahnbescheid und sparen sich die zweite außergerichtliche Mahnung.
Höhe der Mahngebühren
Die Rechtsprechung akzeptiert üblicherweise:
- 1. Mahnung: 2,50 bis 5,00 EUR
- 2. Mahnung: 5,00 bis 10,00 EUR
- Bei B2B zusätzlich die 40-EUR-Pauschale ab Verzug
Wer 25 EUR oder mehr pro Mahnung verlangt, riskiert, dass das Gericht die Gebühr auf einen angemessenen Betrag kürzt.
Inkasso und Anwaltskosten
Übergibst du die Forderung an ein Inkassobüro oder einen Anwalt, sind die entstandenen Kosten als Verzugsschaden erstattungsfähig. Sie müssen aber notwendig und angemessen sein — überzogene RVG-Gebühren werden im Streitfall gekürzt.
Typische Fehler
- Zu hohe Mahngebühren ohne Aufwandsnachweis — werden gekürzt.
- Keine Ankündigung auf der Rechnung — der Kunde kann argumentieren, er sei nicht informiert worden.
- Verzug ohne wirksame Inverzugsetzung — Mahngebühren fehlen die Grundlage.
- 40-EUR-Pauschale bei Privatkunden verlangt — gilt nur B2B.
Mahngebühren und USt
Mahngebühren und Verzugszinsen sind Schadensersatz, keine Gegenleistung. Sie sind daher nicht umsatzsteuerpflichtig (§1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Du weist sie ohne USt aus.
Praxis-Tipp
Lege Standard-Mahntexte und Gebührenstaffeln einmal fest und übernimm sie automatisch in jede neue Rechnung. In Billboy aktivierst du das Mahnwesen pro Kunde und legst Mahnstufen mit Gebühren und Fristen fest — überfällige Rechnungen werden automatisch zur Mahnung vorgeschlagen, sodass du nichts manuell überwachen musst.