Nicht jede Rechnung muss alle zehn Pflichtangaben aus §14 UStG enthalten. Bei kleinen Beträgen — gemeint sind Belege bis 250 EUR brutto — gilt nach §33 UStDV ein vereinfachtes Pflichtprogramm. Das spart Zeit bei Tankquittungen, Kassenbons und kleinen Lieferantenrechnungen. Wer aber zu großzügig vereinfacht, riskiert die Anerkennung als Vorsteuer.
Welche Belege gelten als Kleinbetragsrechnung?
Jeder Beleg mit einem Gesamtbetrag bis 250 EUR brutto. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, also inklusive aller Umsatzsteuern. Wer 240 EUR netto in Rechnung stellt (mit 19 % USt = 285,60 EUR brutto), liegt schon über der Grenze und braucht die vollen Pflichtangaben.
Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung
Nach §33 UStDV reichen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (also brutto) sowie der anzuwendende Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) — bei steuerfreien Umsätzen ein entsprechender Hinweis
Was darf entfallen?
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-ID des Ausstellers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Aufgegliederte Aufstellung von Netto und USt
- Leistungsdatum (separat zum Ausstellungsdatum)
Was bleibt Pflicht?
Trotz Vereinfachung musst du den Steuersatz klar ausweisen — ein bloßer Bruttobetrag ohne Hinweis "inkl. 19 % USt" reicht nicht. Auch die Bezeichnung der Leistung muss konkret sein: "Diverses" oder "Sonstiges" wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Wo Kleinbetragsrechnungen NICHT zulässig sind
Bei zwei Fallgruppen ist die Kleinbetragsregel ausgeschlossen — egal wie klein der Betrag ist:
- Versandhandel im Ausland (§3c UStG)
- Innergemeinschaftliche Lieferungen (steuerfrei nach §6a UStG)
- Reverse Charge (§13b UStG)
Hier brauchst du immer die vollen Pflichtangaben, weil ohne Empfängerangabe und USt-ID die Steuerbefreiung nicht nachgewiesen werden kann.
Vorsteuerabzug für den Empfänger
Eine Kleinbetragsrechnung berechtigt zum vollen Vorsteuerabzug, sofern alle Pflichtangaben nach §33 UStDV vorhanden sind. Der Empfänger muss den Brutto-Betrag aufteilen (Netto und USt rechnen) und die USt als Vorsteuer geltend machen.
Beispiel: Beleg über 119,00 EUR brutto, "inkl. 19 % USt". Netto = 100,00 EUR, USt = 19,00 EUR. Vorsteuerabzug 19,00 EUR möglich.
Typische Belege
- Tankquittungen
- Restaurantbelege (geschäftlich)
- Parkscheine, Bahntickets
- Kassenbons aus dem Baumarkt oder Bürohandel
- Kleine Werkstattbelege
Sonderfall Bewirtungsbeleg
Bewirtungsbelege folgen eigenen Regeln (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG): Auch bei Beträgen unter 250 EUR brauchst du Anlass, Teilnehmer, Datum, Ort und Unterschrift. Die Kleinbetragsregel gilt für die USt-rechtliche Form, ersetzt aber nicht die ertragsteuerlichen Pflichten.
Sonderfall Fahrausweise
Bahn- und Flugtickets gelten nach §34 UStDV als Rechnung, wenn sie bestimmte Angaben enthalten (Beförderer, Strecke, Entgelt, Steuersatz). Auch hier reicht der Steuersatz, die Pflichtangabe der Steuernummer entfällt.
Typische Fehler
- Beleg ohne Steuersatz — Vorsteuerabzug verweigert.
- Beleg über 250 EUR mit Kleinbetragsregel behandelt — Vorsteuer verloren.
- "Sonstiges" als Leistungsbezeichnung — wird vom Finanzamt nicht anerkannt.
- Steuersatz nicht eindeutig bei gemischten Steuersätzen (7/19 %).
Wenn du selbst Kleinbetragsrechnungen ausstellst
Du als Aussteller darfst die Vereinfachung nutzen, musst es aber nicht. Wer mit ZUGFeRD oder digitalen Workflows arbeitet, stellt oft auch bei kleinen Beträgen die vollen Pflichtangaben aus — der Aufwand ist mit moderner Software minimal und vermeidet Diskussionen.
Praxis-Tipp
Wer regelmäßig kleine Belege produziert (Reinigungen, Bürobedarf-Verkauf), kann die Kleinbetragsregel nutzen, um schneller abzurechnen. In Billboy aktivierst du das Kleinbetragsformat über eine eigene Vorlage; alle Pflichtangaben nach §33 UStDV sind automatisch berücksichtigt und die Belegnummerierung bleibt trotzdem fortlaufend, was die spätere Buchhaltung erleichtert.