Papierrechnungen sind die Ausnahme, E-Mail-Rechnungen die Regel. Trotzdem entstehen in der Praxis immer wieder Diskussionen mit dem Finanzamt — meist, weil Format, Aufbewahrung oder Versand-Form nicht den GoBD entsprechen. Wer sich an wenige Regeln hält, ist auf der sicheren Seite.
Zustimmung des Empfängers
Seit 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt (§14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung kann ausdrücklich (E-Mail an dich, Vertragsklausel) oder konkludent erfolgen — zahlt der Kunde die per E-Mail erhaltene Rechnung, gilt das als Zustimmung. Eine schriftliche Vereinbarung ist trotzdem sinnvoll, um Streit zu vermeiden.
Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit
Eine elektronische Rechnung muss drei Anforderungen erfüllen (§14 Abs. 3 UStG):
- Echtheit der Herkunft: Der Empfänger muss überprüfen können, dass die Rechnung tatsächlich vom Aussteller stammt.
- Unversehrtheit des Inhalts: Die Pflichtangaben dürfen nach Versand nicht verändert worden sein.
- Lesbarkeit: Der Inhalt muss für Mensch und Maschine lesbar sein.
Das innerbetriebliche Kontrollverfahren (z. B. Abgleich Rechnung mit Bestellung und Lieferung) reicht aus, um Echtheit und Unversehrtheit zu prüfen. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder EDI ist nicht zwingend.
Formate
Üblich und akzeptiert sind:
- PDF (mit allen Pflichtangaben)
- ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebetteter XML)
- XRechnung (reines XML nach EN 16931)
Word-Dateien sind problematisch, weil sie nachträglich änderbar sind. PDF/A ist die sichere Wahl, weil es Layout und Inhalt einfriert.
GoBD-Aufbewahrung
Nach GoBD und §147 AO musst du jede E-Mail-Rechnung 10 Jahre aufbewahren — und zwar in dem Format, in dem sie versendet bzw. empfangen wurde. Das heißt konkret:
- Versendete Rechnungen: PDF/A oder ZUGFeRD-PDF im Archiv speichern
- Empfangene Rechnungen: Originaldatei (PDF, XML) plus E-Mail mit Header speichern
- Kein Ausdruck und Ablage in Papier — das genügt nicht den GoBD
Das Archiv muss maschinell auswertbar sein, also Volltextsuche und Sortierung erlauben. Eine reine Ablage in E-Mail-Ordnern erfüllt das nicht.
Versand: was beachten?
- PDF im Anhang (kein Inline-HTML)
- Eindeutiger Dateiname mit Rechnungsnummer (z. B. RE-2026-0123.pdf)
- Verbindlicher Versand-Account ([email protected]), nicht eine generische no-reply-Adresse
- Bestätigungsmöglichkeit für den Empfänger (z. B. Lese-Bestätigung oder Antwortmöglichkeit)
Pflichtangaben gelten weiter
Eine E-Mail-Rechnung ist eine Rechnung wie jede andere. Alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG müssen vollständig im PDF enthalten sein. Eine bloße Zahlungsaufforderung in der E-Mail reicht nicht — sie ist keine Rechnung.
Verschlüsselung und Datenschutz
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Sensible Inhalte (z. B. medizinische Leistungen, Anwaltsabrechnungen) solltest du verschlüsselt versenden — entweder per S/MIME, PGP oder über ein Portal. Bei normalen B2B-Rechnungen ist eine unverschlüsselte E-Mail in der Praxis vertretbar, sofern die Inhalte nicht besonders sensibel sind.
Versand-Nachweis
Im Streitfall musst du nachweisen, dass und wann du eine Rechnung versendet hast. Der E-Mail-Versandprotokoll-Eintrag (Sent-Header, Mail-Server-Log) reicht meist aus. Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt eine De-Mail oder einen E-Post-Versand mit Versandnachweis.
Typische Fehler
- Rechnungen werden nur im E-Mail-Ordner abgelegt, nicht im Archiv.
- Rechnung als Word-Datei verschickt → keine Unversehrtheit.
- Pflichtangaben in der E-Mail, aber nicht im PDF → kein gültiger Beleg.
- Empfangene PDFs ausgedruckt und ins Papier-Ordner → GoBD-Verstoß.
- Keine Zustimmung des Empfängers dokumentiert.
Spezialfall ab 2025/2027
Ab 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (B2B). Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Wer heute noch PDF verschickt, sollte rechtzeitig auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen.
Praxis-Tipp
Versende Rechnungen als PDF/A oder ZUGFeRD-PDF, archiviere sie automatisch in einer GoBD-konformen Ablage und halte die Zustimmung des Empfängers vertraglich fest. In Billboy werden Belege als versionierte PDF gespeichert und sind später jederzeit unveränderbar abrufbar — das erfüllt die GoBD-Anforderung an Unveränderlichkeit und Auswertbarkeit.