Bewirtungskosten gehören zu den am häufigsten beanstandeten Posten in einer Betriebsprüfung — nicht weil sie inhaltlich problematisch wären, sondern weil die formalen Anforderungen oft schlampig erfüllt werden. Wer als Selbstständiger Geschäftsessen organisiert, sollte den Bewirtungsbeleg ebenso ernst nehmen wie eine Eingangsrechnung.
Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Beköstigung von Personen im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses. Dazu zählen Speisen, Getränke, Trinkgelder und Nebenkosten (zum Beispiel Garderobe). Nicht dazu zählen reine Geschenke, Hostessen-Honorare oder Eintrittsgelder.
Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtung
Steuerrechtlich wird unterschieden:
- Geschäftliche Bewirtung (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG): Anlass ist ein konkreter geschäftlicher Kontakt — Kunde, Lieferant, Berater. Abziehbar zu 70 %.
- Betriebliche Bewirtung: Ausschließlich eigene Mitarbeiter — voll abziehbar (zum Beispiel Betriebsfeier mit weiteren Sonderregeln).
Die 30 %-Kürzung soll den geschätzten Privatanteil abdecken — auch wenn das Essen mit dem wichtigsten Kunden stattfand.
Die 70-%-Regel
Von den Bruttobewirtungskosten dürfen 70 % als Betriebsausgabe abgezogen werden. Beim Vorsteuerabzug gilt die 30-%-Kürzung nicht: Du kannst 100 % der Vorsteuer ziehen, sofern alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind. Beispiel:
- Restaurantrechnung: 119 Euro (100 netto + 19 USt)
- Vorsteuer: 19 Euro (voll abziehbar)
- Betriebsausgabe netto: 70 Euro (= 70 % von 100)
- Nicht abziehbare Bewirtungskosten: 30 Euro
Pflichtangaben auf der Rechnung
Die Bewirtungsrechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten. Zusätzlich:
- Name und Anschrift der Gaststätte
- Maschinell erstellte Rechnung (handgeschriebene Belege werden vom Finanzamt regelmäßig nicht anerkannt)
- Datum der Bewirtung
- Aufgeführte Speisen und Getränke einzeln (nicht „Speisen 50 Euro" pauschal)
- Trinkgeld separat ausgewiesen (sofern auf der Rechnung)
Der Bewirtungsbeleg
Zusätzlich zur Rechnung musst du einen Bewirtungsbeleg erstellen (§4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG):
- Ort der Bewirtung
- Tag der Bewirtung
- Teilnehmer (alle, namentlich!)
- Anlass der Bewirtung (konkret, nicht „Geschäftsessen")
- Höhe der Aufwendungen
- Unterschrift des Bewirtenden
Viele Restaurants bieten Bewirtungsbelege als Vordruck auf der Rechnung-Rückseite — das ist praktisch, aber prüfe, dass du alle Felder ausfüllst.
Anlass der Bewirtung
„Geschäftsessen" reicht dem Finanzamt nicht. Konkret sein:
- „Vertragsabschluss Projekt XYZ mit Kunde ABC GmbH"
- „Erstgespräch potenzieller Neukunde Müller GmbH"
- „Quartalsabstimmung Dienstleister Service Solutions AG"
Je präziser, desto besser. Bei einer Prüfung kann der Anlass jahrelang nachgewiesen werden müssen.
Teilnehmer
Alle Teilnehmer namentlich, ggf. mit Firmenzugehörigkeit. Bei Großveranstaltungen ist eine Teilnehmerliste als Anlage zulässig.
Vorsteuerabzug
Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten ist zu 100 % abziehbar, sofern:
- Eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (Vorsicht: bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto reicht die vereinfachte Form)
- Der Bewirtungsbeleg vollständig ausgefüllt ist
- Die Bewirtung dem Unternehmen dient
Wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist, verlierst du nicht nur den 70-%-Abzug bei der Einkommensteuer, sondern auch den vollen Vorsteuerabzug.
Bewirtung im eigenen Büro
Wenn du Kunden im eigenen Büro mit Catering, Kaffee oder Snacks bewirtest, gilt die 70-%-Regel ebenfalls. Bei einfacher Bewirtung (Kaffee, Wasser, Kekse) gibt es eine Aufmerksamkeitsgrenze — Aufwendungen unter ca. 60 Euro pro Person und Anlass sind voll abziehbar.
Häufige Fehler
- Bewirtungsbeleg fehlt oder unvollständig: Klassischer Streitpunkt in der Prüfung.
- Trinkgeld nicht separat ausgewiesen: Ohne Quittung kein Abzug.
- Vorsteuer auf 70 % gekürzt: Falsch — Vorsteuer ist voll abziehbar.
- Anlass zu vage: „Geschäftsessen" oder „Mittagessen mit Kunde" sind keine Anlässe.
- Bewirtungskosten bei Mitarbeiter-Lunches: Wenn nur Mitarbeiter dabei sind, sind das keine Bewirtungskosten im Sinne des §4 Abs. 5 EStG, sondern voll abziehbare Aufwendungen.
Sonderfall: Bewirtung im Ausland
Auch Auslandsbewirtungen sind grundsätzlich abziehbar, die 70-%-Regel gilt analog. Ausländische USt ist nicht als Vorsteuer in Deutschland abziehbar — kann aber ggf. über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückgeholt werden.
Praxis-Tipp
Lege jedem Bewirtungsbeleg sofort die Visitenkarten der Teilnehmer bei und schreibe in einem Satz, worum es ging. Das spart später Stunden Detektivarbeit. In Billboy buchst du Bewirtungskosten am besten auf ein eigenes Konto (SKR03 4650 — abziehbare Bewirtungskosten, daneben 4654 für die 30-%-Privatanteile). Beim DATEV-Export werden die Konten korrekt aufgeteilt, und der Steuerberater hat keine Rückfragen.