Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen über bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Die wichtigsten Fristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
10 Jahre Aufbewahrung
Folgende Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB):
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse und Lageberichte
- Buchungsbelege
- Rechnungen (ausgestellt und empfangen)
6 Jahre Aufbewahrung
Folgende Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO):
- Handels- und Geschäftsbriefe (empfangen und Kopien versandter)
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
Ab wann läuft die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Brief empfangen/abgesandt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.
Digitale Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen dürfen elektronisch aufbewahrt werden — ein Ausdruck ist nicht erforderlich. Die Aufbewahrung muss aber den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) entsprechen: unveränderbar, maschinell auswertbar, jederzeit verfügbar.
Billboy und Aufbewahrung
Billboy speichert alle Rechnungen revisionssicher. Finalisierte Rechnungen können nicht gelöscht werden — nur durch eine Stornorechnung korrigiert. Die Daten sind jederzeit exportierbar (CSV, PDF, DATEV EXTF).