Wenn dein Projekt sich über Wochen oder Monate erstreckt, kannst du nicht warten, bis am Ende die Schlussrechnung kommt. Materialeinkauf, Personalkosten und Vorleistungen müssen finanziert werden. Die Abschlagsrechnung ist das passende Instrument — gesetzlich verankert in §632a BGB und im Bauvertragsrecht §650c BGB.
Rechtsgrundlage §632a BGB
Bei Werkverträgen darf der Unternehmer Abschlagszahlungen verlangen, sobald er einen abgrenzbaren Teil der Leistung erbracht hat. Voraussetzung ist, dass:
- der Leistungsteil vertragsgemäß erbracht ist,
- er wertmäßig bemessen werden kann,
- er nicht zurückgenommen werden muss (mangelfrei oder im Verhältnis zur Höhe der Abschlagszahlung).
Im Bauwesen gilt zusätzlich §650c BGB: Bei Pauschalpreisen muss der Bauunternehmer eine prüfbare Aufstellung der erbrachten Leistungen vorlegen.
Pflichtangaben
Alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG plus drei Besonderheiten:
- Hinweis "Abschlagsrechnung" und Bezug zum Vertrag/Angebot.
- Aufstellung der bisher erbrachten Leistungen mit Mengen und Einheiten.
- Verrechnungshinweis: "Wird auf die Schlussrechnung angerechnet."
Wertmäßige Bemessung
Wie viel darfst du abrechnen? Der Wert richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsstand. Üblich ist eine prozentuale Aufteilung (z. B. 30 % nach Rohbau, 30 % nach Innenausbau, 40 % Schlussrechnung) oder eine Aufstellung tatsächlich verbauter Mengen.
Häufigkeit
Theoretisch kannst du nach jedem abgrenzbaren Bauabschnitt abrechnen, üblich sind aber 2 bis 4 Abschläge plus Schlussrechnung. Zu viele Abschläge erhöhen den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten und können den Kunden verärgern.
USt-Behandlung
Die Umsatzsteuer entsteht mit Stellung der Abschlagsrechnung — der Leistungsteil ist erbracht. In der Schlussrechnung werden alle Abschläge mit Netto und USt offen abgezogen, sonst riskierst du eine Doppelbesteuerung.
Beispiel
Auftrag Innenausbau, 60.000 EUR netto.
1. Abschlag (Trockenbau fertig): 18.000 EUR + 3.420 EUR USt
2. Abschlag (Bodenbelag fertig): 24.000 EUR + 4.560 EUR USt
Schlussrechnung: Gesamtleistung 60.000 EUR + 11.400 EUR USt = 71.400 EUR, abzüglich Abschläge 50.000 EUR (brutto 49.980 EUR), Rest 21.420 EUR.
Sicherheitseinbehalt
Im Bauwesen ist es üblich, dass der Kunde 5–10 % als Sicherheit einbehält, bis die Gewährleistungsfrist beendet ist. Der Sicherheitseinbehalt wird in der Schlussrechnung ausgewiesen — die Umsatzsteuer wird trotzdem auf die volle Leistung abgeführt.
Mahnen bei Abschlägen
Wenn der Kunde einen Abschlag nicht zahlt, gerätst du in eine schwierige Lage: Du darfst die Leistung normalerweise nicht ohne Weiteres einstellen, ohne den Vertrag zu gefährden. Sinnvoll ist ein klarer Zahlungsplan im Vertrag mit Folgen bei Zahlungsverzug (z. B. Leistungseinstellung nach Mahnung mit Frist).
Typische Fehler
- Abschlag ohne vertragliche Grundlage gestellt — der Kunde kann die Zahlung verweigern.
- Wertangabe zu hoch im Verhältnis zur tatsächlichen Leistung — der Kunde kann den Abschlag kürzen.
- Schlussrechnung ohne saubere Verrechnung der Abschläge — Doppelbesteuerung.
- Keine prüfbare Aufstellung bei Pauschalpreisen (§650c BGB) — Kunde kann Zahlung verzögern.
Abnahme und Schlussrechnung
Mit der Abnahme der Leistung wird die Schlussrechnung fällig. Sie muss alle Abschlagsrechnungen mit Datum, Nummer, Netto- und USt-Betrag auflisten und den Restbetrag korrekt ausweisen. Erst nach Schlussrechnung ist der gesamte Vorgang umsatzsteuerlich endgültig abgeschlossen.
Praxis-Tipp
Lege im Angebot einen Zahlungsplan mit konkreten Meilensteinen fest und stelle Abschlagsrechnungen erst, wenn der jeweilige Bauabschnitt nachweislich abgeschlossen ist. In Billboy kannst du jede Abschlagsrechnung als eigene Rechnung mit fortlaufender Nummer erstellen und sie in der Schlussrechnung als Abzugsposition ergänzen — fertige Vorlagen helfen, die Beträge sauber zu verrechnen.