Ein Tag mit Robert

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Robert verkauft bei rcgraf.com Zubehör für RC-Modellbau und bei 3dgraf.de Teile aus dem eigenen 3D-Drucker. Für die Zerocom GmbH schreibt er Angebote und Rechnungen. Alles landet in einem Billboy: die Rechnungen der Shops über die Schnittstelle, die der Firma im Dashboard.

1. Station 01

   Nachts

   2:00 Uhr, Robert schläft

   Die Shop-Rechnungen von gestern

   Für jede Bestellung von gestern, die bezahlt und versandt ist, kommt die Rechnung über die Schnittstelle in Billboy an, mit dem Versandtag als Leistungsdatum. Billboy vergibt die Nummern fortlaufend über beide Shops und legt das PDF ab.

   ab Standard, über die API

   Rechnungslauf

   rcgraf	RE-2026-0412 bis RE-2026-0420	9 Rechnungen
   3dgraf	RE-2026-0421 bis RE-2026-0426	6 Rechnungen

2. Station 02

   Morgens

   8:00 Uhr, erster Kaffee

   Eine Zerocom-Rechnung ist überfällig

   Auf der Übersicht steht sie oben: überfällig seit gestern. Robert schickt eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Stufen und Gebühren sind vorbelegt, jede Mahnung kann er einzeln ändern. Von selbst verschickt Billboy keine Mahnung.

   ab Standard

   Mahnstufen · RE-2026-0398, Beispiel GmbH

   Zahlungserinnerung	heute verschickt	0,00 €
   1. Mahnung		0,00 €
   2. Mahnung		5,00 €
   3. Mahnung		10,00 €

3. Station 03

   Vormittag

   11:00 Uhr, nach dem Telefonat

   Ein Angebot für Zerocom

   Ein Kunde will eine Anwendung betreiben lassen. Robert schreibt das Angebot im Dashboard, gültig bis Monatsende. Läuft es ungenutzt ab, setzt Billboy es nachts auf abgelaufen.

   ab Free

   Angebot AN-2026-0031

   Einrichtung, pauschal	600,00 €
   Betrieb, monatlich	89,00 €
   Gültig bis	30.11.2026

4. Station 04

   Rücksendung

   14:00 Uhr, ein Paket kommt zurück

   Die Rechnung steht schon, also eine Stornorechnung

   Ein Kunde von rcgraf schickt einen Stecker zurück. Die Rechnung ist seit der Nacht ausgestellt, und eine ausgestellte Rechnung lässt sich in Billboy nicht löschen. Also entsteht über die Schnittstelle eine Stornorechnung über genau diese eine Position, mit der Nummer der Rechnung und dem Zusatz -GS.

   ab Standard, über die API

   Stornorechnung

   RE-2026-0415-GS

   XT90-Stecker, Paar(e), 5 Stück

   −8,90 €

5. Station 05

   Nachmittag

   16:00 Uhr, Auftrag erledigt

   Aus dem Angebot wird die Rechnung

   Ein Zerocom-Angebot vom Oktober ist angenommen, die Arbeit ist getan. Robert macht daraus eine Rechnung: Positionen und Beträge sind übernommen, er trägt das Leistungsdatum ein und stellt sie aus. Als E-Rechnung gibt es sie als ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931.

   ab Free

   Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG

   1. 1Name und Anschrift beider Seiten
   2. 2Steuernummer oder USt-IdNr.
   3. 3Ausstellungsdatum
   4. 4Fortlaufende Rechnungsnummer
   5. 5Menge und Art der Leistung
   6. 6Zeitpunkt der Leistung
   7. 7Entgelt nach Steuersätzen
   8. 8Steuersatz und Steuerbetrag

   Nr. 9 und 10 gelten nur in Sonderfällen. Den Hinweis nach Nr. 9 druckt Billboy nicht.

6. Station 06

   Monatsende

   Montag, 30.11., 17:00 Uhr

   Ein Export für den Steuerberater

   Einmal im Monat lädt Robert den Buchungsstapel im DATEV-Format EXTF herunter und schickt ihn seinem Steuerberater. Jede Rechnung ist eine Zeile.

   ab Standard

   Umsatz	S/H	Konto	Gegenkonto	Belegdatum	Belegfeld 1	Buchungstext
   1190,00	S	10000	8400	0411	RE-2026-0042	Beispiel GmbH

   Aufbau wie im Novemberexport eines Testlaufs, nur die Felder mit Inhalt; Konten aus der Standardzuordnung.